Die tatsächlichen PIM Kosten im Überblick

Unternehmen sehen sich heutzutage mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihre Produktdaten effizient zu verwalten und zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt verschiedene Systeme, die diese Daten verwalten können, Produktinformationsmanagement Systeme, kurz PIM, sind dafür besonders gut geeignet . Die PIM Kosten dafür sind jedoch oftmals unklar.  

Ein zentrales Problem liegt in der mangelnden Transparenz bei den Kosten der Anbieter. Diese Unklarheit kann zu erheblichen Herausforderungen bei Budgetplanung und Ressourceneinsatz führen. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte der PIM Kosten und bringen Klarheit in die tatsächlichen Aufwände für die unterschiedlichen PIM-Systeme mit konkreten Zahlen und Vergleichswerten. 

PIM Kosten in Kostenblöcken

Bei der Planung dieses Vorhabens müssen verschiedene Kostenblöcke berücksichtigt werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.  

Darunter fallen hauptsächlich: 

• Setup Kosten: Initialkosten für Lizenzen, Hardware und Anpassungen. 
• Laufende Kosten: Regelmäßige Ausgaben wie Bereitstellung, Hosting-Gebühren und Wartung. 
• Systemnutzung: Die effiziente Schulung der Mitarbeiter beeinflusst die Gesamtkosten. 
• Supportkosten: Klare Vereinbarungen bezüglich Supportleistungen sind entscheidend. 
• Updatekosten: Die Aktualisierung des Systems ist für langfristige Effizienz unabdingbar. 

Alle PIM Kosten werden im Folgenden genauer beschrieben und wir reden über konkrete Zahlen. Wie sich On-Premise-Lösungen, Open Source-Plattformen und Software-as-a-Service (SaaS) PIM–Systeme unterscheiden und Einfluss auf die Kosten nehmen schauen wir uns ebenfalls gemeinsam an. 

Kostenfaktoren und Besonderheiten bei On-Premise 

Ein On-Premise System zeichnet sich durch die lokale Installation und Kontrolle aus, was es Unternehmen ermöglicht, das System nach ihren individuellen Anforderungen anzupassen und die Datenhoheit zu behalten. Dies geht jedoch oft mit höheren Anfangsinvestitionen und Betriebskosten einher im Vergleich zu Cloud-basierten PIM-Systemen. 

Setup Kosten

Nachdem die Entscheidung für die Einführung in ein On-Premise PIM-System gefallen ist, sind die ersten anfallenden Kosten Setup Kosten. Die Initialinvestitionen setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Hierbei fallen Software-Lizenzkosten, Installationsgebühren, Schulungsaufwendungen und Datenmigrationskosten an. Die genauen Beträge variieren stark, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Insgesamt können die Setup-Kosten jedoch schnell 100.000 für größere Installationen auch bis zu 400.000 Euro erreichen. 

Laufende Kosten

Die fortlaufenden PIM Kosten für ein On-Premise-System setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Die Wartungskosten belaufen sich in der Regel auf jährlich 10.000 bis 40.000 Euro, basierend auf 15% bis 20% der ursprünglichen Softwarelizenzkosten. Zusätzliche Ausgaben für das interne Hosting, IT-Personal, Sicherheitsmaßnahmen und Energie können die Gesamtkosten weiter erhöhen. Insgesamt können die jährlichen laufenden Ausgaben je nach Unternehmensgröße und -Bedürfnissen mehrere zehntausend Euro erreichen. 

Updatekosten

Die Updatekosten für ein On-Premise PIM-System betragen in der Regel 30% bis 50% des ursprünglichen Investitionsbetrags. Dies entspricht finanziellen Aufwendungen von beispielsweise 15.000 bis 25.000 Euro, die notwendig sind, um das System auf dem neuesten Stand zu halten und von verbesserten Funktionen zu profitieren. Diese Kosten sind eine erhebliche finanzielle Belastung für Unternehmen, die auf dieses Bereitstellungsmodell setzen. 

Weitere Kosten

Neben den genannten Hauptkosten gibt es zusätzliche Ausgaben, die auch bei anderen Lösungen wie Open Source oder SaaS-Systemen anfallen. Hierzu zählen auch Supportkosten, die häufig durch interne Probleme anfallen. Diese Art der PIM Kosten umfassen zum Beispiel Lizenzgebühren für Supportverträge, Schulungskosten für das Personal und Ausgaben pro benötigter Supportstunde. Der Vorteil, den eine SaaS Lösung mit sich bringt, ist, dass der technische Support bereits in der Bereitstellungsgebühr steckt, hier fallen legeglich geringere Kosten für Nutzungssupport an.  

Fazit zu On-Premise PIM Kosten

Die Implementierung eines On-Premise PIM-Systems bietet Unternehmen volle Kontrolle und Anpassungsfähigkeit, geht jedoch mit erheblichen Kosten einher. Zu den sehr hohen Setup-Kosten kommen jährlichen Ausgaben und deutliche Updatekosten hinzu. Daher ist dieses Bereitstellungsmodell vor allem für große Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und entsprechenden finanziellen Ressourcen sinnvoll. 

Kostenfaktoren bei einem Open source System 

Ein Open Source PIM-System ist eine kostenfreie Softwarelösung zur zentralen Verwaltung von Produktinformationen. Im Gegensatz zu einer On-Premise Variante ermöglicht die Open Source-Option eine kostenlose Nutzung und erlaubt eine flexible Anpassung des Systems durch den Quellcodezugriff, was Unternehmen mehr Kontrolle über ihre PIM-Implementierung gibt. Allerdings bedeutet dies auch einen erhöhten Aufwand und ein tiefes Verständnis, um das System erfolgreich nutzen zu können.

Setup Kosten

Bei selbst durchgeführter Installation entstehen meist erhebliche interne Aufwände, da die Installation in der Regel zum ersten Mal durchgeführt wird und die firmeneigene IT dabei auf Probleme stößt die sehr zeit- und kostenaufwändig sein können. Die anfänglichen PIM Kosten können daher durch interne Arbeitskraft und initiale Schulungen zwischen 2.000 und 10.000 Euro variieren.  

Laufende Kosten

Der größte Kostenblock bei dieser Variante sind die laufenden Kosten. Je nach Anbieter variieren diese stark. Hosting in der Cloud kann dabei 2.000 bis 15.000 Euro pro Jahr verursachen. Die Integration mit anderen Systemen kann Aufwendungen von 5.000 bis 30.000 Euro mit sich bringen. Anpassungen und Integrationen können je nach Umfang und Komplexität zusätzliche 15-30% der Gesamtkosten bedeuten. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Zahlen stark von den spezifischen Anforderungen abhängen. 

Supportkosten

Die Kosten für den technischen Support können je nach Bedarf variieren. Einige Open-Source-PIM-Lösungen bieten Community-Support kostenlos an, während Unternehmen für erweiterten oder gar 24/7-Support zahlen können. Die Kosten können zwischen 1.000 und 10.000 Euro pro Jahr liegen (bei ad-hoc Anfragen auch deutlich darüber hinaus), abhängig von der Serviceebene und der Größe des Unternehmens. Es ist ratsam, die spezifischen Supportvereinbarungen und Service Level Agreements mit den Anbietern im Voraus zu klären, um transparente PIM Kosten zu gewährleisten. Zusätzlich ist es möglich die lokale IT mit einzubeziehen, um Kosten zu sparen. 

Updatekosten  

Die Aktualisierung der PIM-Software auf die neueste Version ist wichtig, um Sicherheitslücken zu schließen und von neuen Funktionen zu profitieren. Die Kosten für Updates hängen von der Häufigkeit der Veröffentlichungen und der Komplexität der Aktualisierung ab. Eine grobe Schätzung liegt zwischen 500 und 5.000 Euro pro Update, wobei einige Updates möglicherweise mehr oder weniger kosten können. Interne Teams sind zusätzlich regelmäßig für die Implementierung dieser Updates verantwortlich, was bei vorherigen Individualanpassungen zu Herausforderungen führen kann. Diese Anpassungen erfordern sorgfältige Prüfung und möglicherweise erneute Anpassungen, um eine reibungslose Integration der Updates sicherzustellen. 

Fazit Open Source PIM Kosten

Open Source scheint anfangs als kostengünstige Lösung, bindet jedoch erhebliche Ressourcen im Unternehmen, oft sogar mehr als bei On-Premise-Systemen. Unternehmen sollten die langfristigen Aufwände und die benötigten Fachkenntnisse daher gründlich abwägen, bevor sie sich für diese Lösung entscheiden. 

Kostenfaktoren bei SaaS Lösungen 

SaaS steht für Software as a Service. Ein SaaS PIM-System wird als Abo-Service bereitgestellt. Nutzer erhalten Zugang zur Software über eine Cloud-Plattform, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Aus diesem Grund sind die Setup-Kosten minimal, da keine eigenen Serverinfrastrukturen benötigt werden und das System bereits installiert ist. 

Laufende Kosten

Laufende Kosten sind bei diesem Modell der der größte Kostenblock. SaaS PIM Kosten entstehen durch eine skalierbare Abonnementstruktur, bei der Unternehmen nur für die tatsächliche Nutzung zahlen. Zum Beispiel kann ein mittelgroßes Unternehmen monatlich Kosten von 500 bis 4.000 Euro erwarten, abhängig von der Anzahl der Nutzer und dem Funktionsumfang. Diese klare Kostentransparenz ermöglicht eine präzise Budgetierung und eine einfache Anpassung an sich ändernde Anforderungen. Durch das Abomodell sind Systemnutzungsgebühren und Tech support bereits enthalten und Kosten können einfach kalkuliert werden, da mit der Zahlung alle geplanten Features genutzt werden können. 

Supportkosten

Die Supportkosten für ein SaaS PIM-System sind deutlich geringer als bei On-Premise Lösungen, ohne die Notwendigkeit einer lokalen IT-Unterstützung, da das System in der Cloud gehostet wird. Dies kann zu einer gewissen Kostenneutralität führen, da bei dem SaaS-Modell technische Supportkosten bereits im Abopreis enthalten sind.  

Updatekosten 

Die Updatekosten für ein SaaS PIM-System entfallen vollständig, da die Software automatisch und nahtlos von der Cloud-Plattform bereitgestellt wird. Diese automatischen Updates ermöglichen es Unternehmen, stets von den neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen zu profitieren, ohne zusätzliche finanzielle Belastung. Im Gegensatz zu anderen Lösungen, bei denen Updates oft manuelle Intervention erfordern und möglicherweise mit zusätzlichen Kosten verbunden sind, bietet die SaaS-Variante eine kosteneffiziente Möglichkeit, sicherzustellen, dass das PIM-System immer auf dem aktuellen Stand ist. Dies ermöglicht eine reibungslose Nutzung ohne Unterbrechungen und minimiert den Wartungsaufwand für interne IT-Teams. 

Fazit zu SaaS PIM Kosten

Die SaaS-Variante für ein PIM-System bietet somit erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zu On-Premise und Open source Lösungen, insbesondere in Bezug auf Setup-Kosten, Skalierbarkeit der laufenden Kosten und automatische Updates. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass SaaS-Lösungen in der Regel weniger Möglichkeiten beim Customizing bieten, was bei der Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden sollte. 

Langfristiges Fazit  

Am kosteneffizientesten auf lange Sicht erweist sich eine SaaS-Lösung, insbesondere wenn geringe Setup-Kosten und keine zusätzlichen Updatekosten berücksichtigt werden. Der entscheidende Vorteil von SaaS liegt darin, dass sämtliche IT- und Hosting-Aufwände auf alle Nutzer verteilt werden können, anstatt individuell anzufallen. Diese zentrale Verteilung ermöglicht eine optimierte Ressourcennutzung und trägt dazu bei, die Gesamtkosten für alle Nutzer niedrig zu halten. 

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