Wie läuft ein PIM Implementierungsprojekt

Wir führen Dich in diesem Blogpost durch ein PIM Implementierungsprojekt. Wir werden die grundlegenden Aspekte eines PIM-Systems erklären, warum es für Unternehmen von Bedeutung ist, und wie die richtige Planung und Vorbereitung den Erfolg dieses Projekts gewährleisten. Wir decken dabei alle wichtigen Aspekte des Datenmanagementprozesses ab, von der Datenmigration bis zur Mitarbeiterschulung und sprechen auch über Herausforderungen während des Ablaufs. 

Das Wichtigste zu PIM-Systemen 

Ein PIM-System bezieht sich auf das „Produktinformationsmanagement“ und ist darauf ausgelegt, Produktinformationen zentral zu speichern, zu verwalten und zu pflegen. Dies ermöglicht eine konsistente und effektive Verwaltung von Produktinformationen auf allen Verkaufskanälen. Die Hauptziele eines PIM-Systems sind die Sicherstellung der Datenkonsistenz, die Verbesserung der Datenqualität und die Steigerung der Effizienz bei der Aktualisierung und Verteilung von Produktinformationen. 

Warum ist ein PIM-System wichtig für dein Unternehmen? 

In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt ist die effiziente Organisation von Produktdaten wichtig für den Erfolg eines Unternehmens geworden. Die effektive Verwaltung von Produktinformationen verbessert die Qualität der Produktkommunikation, reduziert Fehler und optimiert letztendlich das Kundenerlebnis.
Kunden erwarten heute genaue und konsistente Informationen über Produkte. Wenn sie auf der Suche nach Informationen auf Widersprüche oder veraltete Angaben stoßen, kann dies zu Verwirrung und Frustration führen und die Kaufentscheidung hemmen.
Auch intern hilft ein PIM-System dabei zeitaufwändige Prozesse von Produktinformationserstellung und -pflege zu minimieren. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, reibungslos zusammenzuarbeiten und auf dieselben, konsistenten Daten zuzugreifen. Dies fördert eine bessere Zusammenarbeit und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen und Markttrends. 

Was passiert vor der PIM Implementierung 

Bevor ein PIM Implementierungsprojekt startet ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse deines Unternehmens zu analysieren. Dieser Schritt stellt sicher, dass das System den Geschäftsanforderungen entspricht und den gewünschten Erfolg bringt. 

Die Auswahl des richtigen PIM-Anbieters ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines PIM Implementierungsprojekts. Es gibt mehrere wesentliche Faktoren zu berücksichtigen: 

• Bewertung von Funktionen: Stelle sicher, dass es alle Funktionen und Module bietet, die für die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens erforderlich sind. Dies umfasst die Datenerfassung, -verwaltung, -bereinigung und -verteilung 
• Kosten: Berücksichtige hier sowohl die Anschaffungskosten als auch laufende Gebühren. 
• Support: Umfassender Kundenservice ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Schulungsressourcen und eine gute Kundenbetreuung zur Verfügung stellt. 
• Erfahrung des Anbieters: Unternehmen, die bereits eine erfolgreiche Historie in der Bereitstellung von PIM-Lösungen haben, sind in der Regel zuverlässiger und können auf spezifische Probleme besser eingehen. 

Wenn die Rahmenbedingungen gesetzt sind, kann es losgehen. Um das PIM-System in die zentrale Unternehmensinfrastruktur zu integrieren und einen Beitrag zur Unternehmensbilanz zu leisten, ist eine erfolgreiche Implementierungsphase erforderlich. 

Das PIM Implementierungsprojekt

Ramp-Up

Begonnen wird mit den grundlegenden Schritten zur erfolgreichen Integration eines PIM-Systems. Dies umfasst die Definition der Integrationsziele, die Identifizierung interner Stakeholder, die Beschreibung der Systemlandschaft mit Datenquellen, die Festlegung des Projektsetups sowie die Erstellung eines Zeitplans mit wichtigen Regelterminen. In diesem Stadium legt man somit die entscheidenden Grundlagen für einen reibungslosen Integrationsprozess. 

Festlegung des Datenmodells 

Der zweite Schritt umfasst den Weg zur Entwicklung einer effizienten Datenstruktur. Dazu gehören die Analyse der Struktur und des Inhalts von Datenquellen, die Definition des Datenmodells sowie die Erstellung eines Master Data Plans. Aber auch die Modellierung von Systemfeldern, die Festlegung einer Klassifikations- und Artikelgruppenstruktur sowie die Erstellung von Wertelisten und Mapping-Dokumenten. Dieser Schritt ist entscheidend, um eine kohärente und gut organisierte Datenverwaltung sicherzustellen. 

Datenimport

Der Import-Schritt beinhaltet die Erstellung von Importdateien, gegebenenfalls auch von Masterdateien, die Festlegung von Importregelwerken und die tatsächliche Durchführung des Datenimports. Bestehende Produktinformationen, die möglicherweise in verschiedenen Formaten und Systemen wie ERP oder CRM-Systemen gespeichert sind, müssen in das neue System übertragen werden. Dies erfordert eine detaillierte Datenanalyse mit anschließender Bereinigung, um sicherzustellen, dass die übertragenen Informationen korrekt, einheitlich und fehlerfrei sind. 

Export und Anbindung an Systeme  

Um Daten auch erfolgreich Verteilen zu können, müssen Exportregelwerke erstellt und individuelle Anbindungen entwickelt werden. Beispielsweise in den Formaten XML, JSON oder über APIs. Weiterhin umfasst dieser Schritt die tatsächliche Übertragung der Daten, gefolgt von einer Prüfung der Zielsysteme durch die Kunden und schließlich deren Abnahme. Dieser Prozess gewährleistet eine nahtlose Integration und effektiven Datenaustausch mit den Kunden und Zielsystemen. 

Schulung der Mitarbeiter

Im gesamten Prozess müssen Mitarbeiter geschult werden. Sie werden mit den Funktionen und der Benutzeroberfläche des PIM-Systems vertraut gemacht. Die Mitarbeiter lernen, wie sie Produktinformationen erstellen, bearbeiten, organisieren und suchen können, wie sie durch die Menüs navigieren oder die Suchfunktionen verwenden, um so den individuellen Arbeitsabläufen gerecht zu werden. Auch die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen kann durch eine Schulung verbessert werden, da Mitarbeiter lernen Informationen zu teilen, zu genehmigen und zu überarbeiten. 

Zeitlicher Aufwand

Der zeitliche Aufwand bei einer PIM Implementierung variiert je nach Anbieter und Größe des Unternehmens. Während kleine Unternehmen im Schnitt 5 Monate benötigen, kann die Implementierung in einem großen Unternehmen bis zu 12 Monate dauern.  entitys hat es sich zur Aufgabe gemacht diese langen Aufwände anzugehen, so schaffen wir es die komplette PIM Implementierung bereits in 6 bis 13 Wochen zu gewährleisten. 

Herausforderungen  

Datenqualität: Bewältigung von Qualitätsproblemen 

Unternehmen verfügen oft über umfangreiche Mengen an Produktdaten, die von unterschiedlichen Quellen wie Einkauf, Produktmanagement, Marketing oder Vertrieb stammen können. Dies kann zu Inkonsistenzen, Fehlern und mangelnder Genauigkeit führen. Bei der Migration müssen deswegen Datenfehler identifiziert und behoben werden, Duplikate entfernt werden und Daten an bestimmte Standards wie ECLASS, ETIM, UNSPSC oder GS1 angepasst werden. Durch die Implementierung geeigneter Werkzeuge und Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass die Datenqualität auf einem hohen Niveau gehalten wird, was letztendlich die Effizienz und Zuverlässigkeit des PIM-Systems verbessert. 

Datensicherheit: Gewährleistung von Vertraulichkeit und Integrität 

Datensicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt eines PIM Implementierungsprojekts. Das PIM-System speichert sensible Produktinformationen, und der Schutz dieser Daten vor unbefugtem Zugriff oder Manipulation ist von entscheidender Bedeutung. Hierbei müssen Unternehmen sicherstellen, dass strenge Sicherheitsprotokolle und Zugriffsbeschränkungen implementiert werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Entitys integriert hierfür beispielsweise Maßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits. 

Datenaktualisierung: Automatisierung für Echtzeitinformationen 

Kunden möchten stets genaue und aktuelle Daten zur Verfügung haben, deswegen sind regelmäßige Aktualisierungen notwendig. Manuelle Aktualisierungen können zeitaufwändig sein und das Risiko menschlicher Fehler mit sich bringen. Daher ist die Automatisierung dieses Prozesses von großer Bedeutung. Durch die Implementierung von Mechanismen zur automatischen Datenaktualisierung können Unternehmen sicherstellen, dass Änderungen in Echtzeit erfasst und in das PIM-System integriert werden. Dies umfasst die Anbindung an verschiedene Datenquellen und die Nutzung von Schnittstellen, um einen kontinuierlichen Informationsfluss zu gewährleisten.  

Vorteile nach einem gelungenem PIM Implementierungsprojekt 

Effizienzsteigerung bei Datenmanagement:  

Die Effizienz bei der Verwaltung von Produktinformationen steigt, da manuelle Dateneingaben reduziert werden. Durch die zentrale Datenspeicherung und -pflege werden Inkonsistenzen minimiert und die Datenverwaltung automatisiert, was Zeit und Arbeitsaufwand einspart. Durch die über 20 Mio Datensätze in der enitiys.io Cloud und die enge Zusammenarbeit mit Klassifikationsstandards wie ECLASS können wir die Aufwände um 80% reduzieren. 

Beschleunigung des Produktionsprozesses:  

Die zentrale Verwaltung von Produktinformationen in einer Single-Point-of-Truth beschleunigt Produktentwicklung und Vermarktung. Dies ermöglicht eine schnellere Markteinführung von neuen Produkten, da Informationen leicht zugänglich sind und konsistent aktualisiert werden können. 

Steigerung der Kundenzufriedenheit:  

Wenn Kunden auf klare und verlässliche Produktinformationen zugreifen können, Steigt die Zufriedenheit, welche wiederum das Vertrauen fördert und die Kauferfahrung verbessert. Das stärkt sowohl die Kundenbindung als auch das Unternehmen. entitys weiß nach über 15 Jahren zusätzlich genau was ihre Kunden noch glücklich macht und dein Unternehmen voranbringt. 

Fazit  

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist ein effektives PIM Implementierungsprojekt auf jeden Fall von Vorteil für Unternehmen und Kunden. Es verbessert die Kommunikation, spart Zeit durch Automatisierung, beschleunigt die Produktentwicklung und steigert die Kundenzufriedenheit. 

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