Daten-Governance im PIM: Vom Wilden Westen zur verlässlichen Daten-Demokratie

Eine erfolgreiche PIM Daten-Governance etablierst du durch ein klares organisatorisches Framework, das drei Kernbereiche regelt: eindeutig definierte Rollen und Verantwortlichkeiten (Wer darf was?), standardisierte Prozesse und Workflows (Wie wird es gemacht?) und die technische Durchsetzung dieser Regeln direkt im PIM-System. Dieser Ansatz verwandelt dein PIM von einem unkontrollierten Datenspeicher in eine verlässliche, demokratisierte Datenquelle und ist der entscheidende Hebel, um das Scheitern von PIM-Projekten durch unklare Zuständigkeiten zu verhindern.

Ein PIM-System einzuführen, fühlt sich oft wie der Goldrausch im Wilden Westen an. Alle stürzen sich auf die neue Technologie, voller Hoffnung auf Reichtum in Form von Effizienz und Datenqualität. Doch ohne einen Sheriff, ohne Gesetze und ohne klare Regeln für die Gemeinschaft endet dieser Rausch schnell in Chaos, Duellen um die Datenhoheit und einem verlassenen Saloon voller Datenmüll. Viele PIM-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an genau diesem Fehlen eines organisatorischen Rahmens. Dieser Artikel ist dein Gesetzbuch. Wir beleuchten den oft übersehenen, aber kritischen Aspekt der Organisation und zeigen dir, wie du klare Strukturen schaffst, Verantwortlichkeiten definierst und dein PIM nachhaltig auf Erfolgskurs bringst.

Das stille Risiko: Warum fehlende Governance dein PIM-Projekt von innen sabotiert

Unsere Beobachtung aus Dutzenden PIM-Implementierungen im Mittelstand ist eindeutig: Das größte Risiko ist nicht die Datenmigration oder die Systemintegration, sondern die schleichende Erosion der Datenqualität nach dem Go-Live. Ohne Governance entstehen schnell "wilde" Attribute, uneinheitliche Benennungen und unklare Freigabeprozesse. Das Resultat: Das Vertrauen in das System schwindet, die Nutzer umgehen es mit alten Excel-Listen und die ursprüngliche Investition verpufft.

Die Symptome des Daten-Wildwuchses:

• Niemand fühlt sich für die Datenqualität wirklich verantwortlich.

• Marketing, Produktmanagement und Technik pflegen Daten redundant oder widersprüchlich.

• Freigabeprozesse basieren auf Zuruf per E-Mail und sind nicht nachvollziehbar.

• Die Time-to-Market für neue Produkte verlängert sich, weil ständig unklar ist, wer welche Daten liefern muss.

Das Fundament der Ordnung: Die 3 Säulen einer robusten PIM Daten-Governance

Eine starke Governance basiert auf drei untrennbaren Säulen. Sie bilden das Betriebssystem für deine Datenkultur.

• Säule 1: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten (Das "Wer?")

• Säule 2: Standardisierte Prozesse und Workflows (Das "Wie?")

• Säule 3: Technische Umsetzung und Systemkontrolle (Die "Werkzeuge")

Säule 1: Mehr als nur Titel – Definiere klare Rollen für deine Daten-Demokratie

Das Herz jeder Governance sind die Menschen. Doch ohne klar definierte Rollen und Aufgaben weiß niemand, was genau von ihm erwartet wird. Wir gehen über die bloße Nennung von Titeln hinaus und definieren die Kernaufgaben.

Der Data Owner (Der Stratege):

• Verantwortung: Ist rechenschaftspflichtig für die Qualität und den geschäftlichen Nutzen der Daten in einer bestimmten Domäne (z.B. Marketingdaten, technische Daten).

• Aufgaben: Definiert die Qualitätsstandards, genehmigt Änderungen am Datenmodell, entscheidet über den Zugriff auf Daten. Ist oft eine Führungskraft (z.B. Head of Marketing).

Der Data Steward (Der Hüter):

• Verantwortung: Ist operativ verantwortlich für die tägliche Verwaltung und Einhaltung der Datenqualitätsregeln.

• Aufgaben: Überwacht die Datenqualität, bereinigt Fehler, ist der erste Ansprechpartner für die Datenpfleger, schult die Anwender. Der PIM-Verantwortliche ist oft der leitende Data Steward.

Der Data Creator / Maintainer (Der Praktiker):

• Verantwortung: Ist für die korrekte Erstellung und Pflege spezifischer Datenpunkte verantwortlich.

• Aufgaben: Erfasst neue Produktdaten, reichert Attribute an, lädt Bilder hoch. Dies sind die Mitarbeiter aus Produktmanagement, Marketing etc.

In entitys.io kannst du diese Rollen präzise über ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement abbilden. So stellst du sicher, dass ein Data Creator beispielsweise nur die Attribute bearbeiten kann, für die er zuständig ist, während der Data Steward den Überblick über den Gesamtstatus behält und Freigaben erteilen kann.

Säule 2: Vom Chaos zum Taktstock – Designe nachvollziehbare Daten-Workflows

Definierte Prozesse sind das A und O. Sie machen Qualität wiederholbar und nachvollziehbar.

Der Produkt-Lebenszyklus im PIM:

• Anlage: Wie kommt ein neues Produkt ins System? (z.B. automatischer Import der Artikelnummer aus dem ERP)

• Anreicherung: In welcher Reihenfolge und durch wen werden Daten ergänzt? (z.B. erst technische Daten durch PM, dann Marketing-Texte durch Marketing)

• Freigabe: Wer gibt die Daten für welche Kanäle frei? (z.B. Vier-Augen-Prinzip durch Data Steward)

• Archivierung: Was passiert mit ausgelaufenen Produkten? (z.B. Status auf "archiviert" setzen, aus Online-Kanal entfernen)

Der Workflow für Datenänderungen:

• Wie wird eine Änderung an einem bestehenden Produkt beantragt und genehmigt?

• Wer wird über die Änderung informiert?

Ein beispielhafter Workflow für die Produktanlage könnte so aussehen:

Säule 3: Gesetze, die sich selbst durchsetzen – Nutze dein PIM als Kontrollinstanz

Die besten Regeln sind nutzlos, wenn ihre Einhaltung nicht überprüft wird. Dein PIM-System ist das Werkzeug, um deine Governance technisch zu erzwingen.

• Pflichtfelder und Validierungsregeln:

  • Definiere, welche Attribute zwingend gefüllt sein müssen, bevor ein Produkt freigegeben werden kann.

  • Hinterlege Regeln, die die Eingaben auf Plausibilität prüfen (z.B. "Länge muss in mm angegeben werden").

• Qualitäts-Dashboards:

  • Mache die Datenqualität für alle sichtbar. Dashboards in entitys.io zeigen auf einen Blick den Vollständigkeitsgrad von Produktkategorien oder den Status von Freigabe-Workflows.

• Automatisierte Zuweisungen:

  • Nutze dein PIM, um Aufgaben automatisch der richtigen Rolle zuzuweisen, wenn ein Produkt in die nächste Phase des Lebenszyklus eintritt.

Fazit: Vom Sheriff zur selbstverwalteten Demokratie

Eine durchdachte PIM Daten-Governance ist kein bürokratisches Monster, sondern die Befähigung deines gesamten Teams. Sie schafft Klarheit, reduziert Frustration und stellt sicher, in die Qualität deiner Produktdaten nachhaltig zu investieren. Du legst die "Spielregeln" fest, nach denen alle effizient und sicher mit dem wertvollen Gut der Produktdaten arbeiten können. Anstatt als einsamer Sheriff ständig Brände löschen zu müssen, schaffst du eine verlässliche Daten-Demokratie, in der jeder seine Rolle kennt und zum gemeinsamen Erfolg beiträgt. Ein System wie entitys.io, das für den Mittelstand gebaut wurde, gibt dir genau die Werkzeuge an die Hand, um diese Governance pragmatisch und ohne monatelange Beratungsprojekte umzusetzen.

FAQ zur PIM Daten-Governance

Wer sollte der Data Owner sein?

Der Data Owner ist typischerweise eine Führungskraft, die die geschäftliche Verantwortung für einen Datenbereich trägt, zum Beispiel der Leiter des Produktmanagements für technische Daten oder der Marketingleiter für Marketinginformationen.

Wie fängt man am besten an, eine PIM-Governance zu etablieren?

Beginne klein. Definiere die wichtigste Rolle (den PIM-Verantwortlichen/Data Steward) und den grundlegendsten Prozess (den Freigabeworkflow für neue Produkte). Dokumentiere diese und erweitere das Framework schrittweise.

Ist Daten-Governance nicht viel zu aufwendig für den Mittelstand?

Nein, im Gegenteil. Eine pragmatische Governance spart dem Mittelstand enorm viel Zeit und Geld, indem sie teure Fehler durch schlechte Datenqualität und ineffiziente Prozesse von vornherein vermeidet. Es geht nicht um Bürokratie, sondern um klare Absprachen.

Was ist der Unterschied zwischen Data Governance und Master Data Management (MDM)?

Data Governance ist das organisatorische Regelwerk (die "Verfassung"). Master Data Management ist die technologische Disziplin und die Prozesse, um die Stammdaten (Produkte, Kunden etc.) unternehmensweit konsistent zu halten. PIM ist ein Teilbereich von MDM, fokussiert auf Produktdaten.

Kann das PIM-System die Governance vollständig automatisieren?

Ein PIM-System kann die Einhaltung deiner Regeln technisch erzwingen und überwachen (z.B. durch Pflichtfelder und Workflows). Die strategischen Entscheidungen, die Definition der Regeln und die Verantwortung für die Datenqualität bleiben jedoch immer bei den definierten Rollen im Unternehmen.