PIM-Strategie nach dem Go-Live | Kontinuierliche Weiterentwicklung

Direkte Antwort: So entwickelst du deine PIM-Strategie nach dem Go-Live weiter

Die erfolgreichste Methode zur Weiterentwicklung deiner PIM-Strategie nach dem Go-Live ist ein kontinuierlicher, iterativer Prozess. Anstatt das PIM als abgeschlossenes Projekt zu betrachten, etablierst du einen Kreislauf aus Messung, Analyse und Optimierung, um neue Anwendungsfälle zu erschließen, die Datenqualität weiter zu steigern und die Automatisierung auszubauen.

Das PIM ist kein Projekt, sondern ein Programm

Viele Unternehmen machen den Fehler, die PIM-Einführung als ein Projekt mit einem klaren Enddatum zu sehen. Sobald die Daten migriert und die ersten Kanäle angebunden sind, wird das Projektteam aufgelöst, und das System geht in den reinen "Betriebsmodus" über. Genau hier liegt die größte Gefahr und das größte ungenutzte Potenzial. Ein PIM-System ist eine lebende Infrastruktur, die sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln muss.

Die wahre Stärke eines PIM entfaltet sich erst, wenn es als kontinuierliches Programm zur Wertsteigerung verstanden wird. Es geht darum, die gewonnene Datenkontrolle zu nutzen, um agiler, effizienter und kundenzentrierter zu werden.

Unsere Beobachtung: Wo die Entwicklung nach dem Go-Live stagniert

Wir sehen bei vielen mittelständischen Unternehmen ein wiederkehrendes Muster. Nach einer erfolgreichen Implementierung, die oft mit großer Anstrengung verbunden war, kehrt der Alltag ein. Das PIM wird zur reinen "Pflegestation" für Produktdaten. Potenziale in Bereichen wie Prozessautomatisierung, Erschließung neuer Märkte oder Verbesserung des Kundenerlebnisses bleiben ungenutzt, weil die strategische Perspektive fehlt.

Genau hier setzt ein pragmatischer Ansatz zur kontinuierlichen Weiterentwicklung an. Es geht nicht um große, neue Projekte, sondern um kleine, gezielte Schritte, die den Wert des Systems stetig steigern.

1. Phase nach dem Go-Live: Stabilisieren und Messen

Die ersten drei bis sechs Monate nach der Einführung deines PIM-Systems sind entscheidend. In dieser Phase geht es darum, die neuen Prozesse zu stabilisieren und eine Datengrundlage für zukünftige Entscheidungen zu schaffen.

Best Practice 1: Etabliere klare KPIs zur Erfolgsmessung

Du kannst nur verbessern, was du misst. Definiere von Anfang an klare Kennzahlen (KPIs), um den Erfolg deines PIM-Systems zu bewerten. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern hilft dir auch, den Wert des Systems intern zu kommunizieren.

Beispiele für sinnvolle PIM-KPIs:

• Effizienz-KPIs:

  • Time-to-Market: Wie schnell kann ein neues Produkt von der Anlage bis zur Veröffentlichung in allen Kanälen bereitgestellt werden?

  • Anzahl manueller Korrekturen: Wie oft müssen Produktdaten nach der Erstanlage noch manuell nachbearbeitet werden?

  • Automatisierungsgrad: Wie viele Prozessschritte (z. B. Bildzuordnung, Datenvalidierung) laufen vollautomatisch ab?

• Qualitäts-KPIs:

  • Datenvollständigkeit: Wie hoch ist der Prozentsatz der Produkte, die alle für einen Kanal erforderlichen Attribute ausgefüllt haben?

  • Fehlerrate bei der Syndication: Wie viele Fehler treten bei der Übertragung von Daten an angebundene Systeme (z. B. Online-Shop, Marktplätze) auf?

• Business-KPIs:

  • Retourenquote aufgrund falscher Produktinformationen: Sinkt die Anzahl der Rücksendungen, die auf fehlerhafte oder unvollständige Daten zurückzuführen sind?

  • Conversion Rate: Verbessert sich die Conversion Rate auf Produktdetailseiten?

Mit einem PIM wie entitys.io kannst du über Dashboards und flexible Exporte die notwendigen Datenpunkte für diese KPIs einfach erheben und so eine solide Basis für deine Analysen schaffen.

Best Practice 2: Sammle qualitatives Feedback von allen Nutzergruppen

Zahlen allein erzählen nicht die ganze Geschichte. Sprich regelmäßig mit den Menschen, die täglich mit dem PIM-System arbeiten.

• Produktmanager: Wo hakt es noch bei der Datenpflege? Welche Informationen fehlen?

• Marketing & E-Commerce: Sind die Daten für die Kanäle optimal aufbereitet? Können Kampagnen schneller umgesetzt werden?

• Vertrieb: Erhalten die Vertriebsmitarbeiter alle Informationen, die sie für ein erfolgreiches Kundengespräch benötigen?

Dieses qualitative Feedback ist Gold wert, um Schwachstellen in den Prozessen zu identifizieren und Prioritäten für die Weiterentwicklung zu setzen.

2. Das PIM als Enabler für neue Geschäftsinitiativen

Sobald die Prozesse stabil laufen und du eine klare Datengrundlage hast, beginnt die spannendste Phase: die Nutzung des PIM als strategisches Werkzeug für das Unternehmenswachstum.

Anwendungsfall 1: Schnellere Erschließung neuer Vertriebskanäle und Märkte

Dein Unternehmen plant den Verkauf über einen neuen B2B-Marktplatz oder die Expansion in ein neues Land? Mit einem zentralen PIM-System ist das kein monatelanges IT-Projekt mehr.

• Neue Marktplätze anbinden: Da alle Produktdaten zentral und medienneutral vorliegen, musst du nur noch ein passendes Exportformat für den neuen Kanal definieren. Die Datenqualität und -vollständigkeit sind bereits sichergestellt.

• Internationalisierung: Neue Sprachen, Währungen oder lokale rechtliche Anforderungen können als zusätzliche Attribute im PIM-System gepflegt werden, ohne die bestehende Datenstruktur zu beeinträchtigen. Übersetzungs-Workflows lassen sich direkt an das PIM anbinden.

Ein flexibles PIM wie entitys.io ermöglicht es dir, neue Export-Templates selbst zu erstellen und zu verwalten. So bleibst du unabhängig von externen Dienstleistern und kannst neue Chancen am Markt extrem schnell ergreifen.

Anwendungsfall 2: Automatisierung von Print-Publikationen

Die Erstellung von Print-Katalogen, Datenblättern oder Preislisten ist oft ein manueller, fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess. Mit einem PIM-System kannst du diesen Prozess radikal automatisieren (Database Publishing).

Die im PIM gepflegten, stets aktuellen Daten werden über eine Schnittstelle direkt in ein Layout-Programm (z. B. Adobe InDesign) übergeben. Das Ergebnis:

• Massive Zeitersparnis: Die Katalogerstellung verkürzt sich von Monaten auf wenige Tage.

• Fehlerreduktion: Manuelle Copy-Paste-Fehler werden eliminiert.

• Personalisierung: Du kannst auf Knopfdruck zielgruppenspezifische Kataloge oder Preislisten erstellen.

Anwendungsfall 3: Lieferanten-Onboarding professionalisieren

Wie bekommst du Produktdaten von deinen Lieferanten? Oft über unstrukturierte Excel-Listen, die mühsam manuell aufbereitet werden müssen. Ein PIM-System kann hier als zentrales Onboarding-Portal dienen.

Du definierst klare Vorlagen und Qualitätsregeln. Lieferanten können ihre Daten über ein Portal selbst hochladen und validieren. Das PIM prüft die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Das entlastet nicht nur deinen Einkauf, sondern sorgt auch für eine deutlich höhere Datenqualität von Anfang an.

3. Die Organisation: Wer treibt die Weiterentwicklung voran?

Technologie allein reicht nicht aus. Du benötigst eine klare Verantwortlichkeit im Unternehmen, um die PIM-Strategie lebendig zu halten.

Die Rolle des "PIM-Champions"

Benenne einen zentralen "PIM-Champion" oder ein kleines, interdisziplinäres Team, das für die strategische Weiterentwicklung des Systems verantwortlich ist. Diese Rolle ist kein reiner Administrator, sondern ein strategischer Enabler.

Aufgaben des PIM-Champions:

• Regelmäßige Analyse der PIM-KPIs und Ableitung von Maßnahmen.

• Sammlung und Priorisierung von Anforderungen aus den Fachabteilungen.

• Identifikation neuer Anwendungsfälle und Potenziale.

• Kommunikation des Nutzens und der Erfolge im Unternehmen.

Dieser Champion stellt sicher, dass das PIM nicht in der IT-Abteilung "geparkt" wird, sondern ein zentrales Werkzeug zur Erreichung der Geschäftsziele bleibt.

Fazit: Vom Datenverwalter zum Wertschöpfer

Ein PIM-System nach dem Go-Live abzuschreiben, ist wie ein Fitnessstudio-Abo abzuschließen und nur am ersten Tag hinzugehen. Die wahre Transformation geschieht durch die kontinuierliche Nutzung und Weiterentwicklung.

Indem du einen Prozess aus Messen, Analysieren und Optimieren etablierst, machst du dein PIM vom reinen Verwaltungswerkzeug zu einem mächtigen Motor für Effizienz, Wachstum und ein besseres Kundenerlebnis. Mit einem flexiblen, auf den Mittelstand zugeschnittenen System wie entitys.io hast du dabei die Freiheit, diese Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen – pragmatisch, schnell und ohne Abhängigkeiten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie oft sollten wir unsere PIM-Strategie überprüfen?

Eine Überprüfung im halbjährlichen oder jährlichen Rhythmus ist ideal. Kleinere operative Anpassungen und Optimierungen sollten jedoch kontinuierlich auf Basis von KPIs und Nutzerfeedback erfolgen.

Wer sollte für die Weiterentwicklung des PIM verantwortlich sein?

Ideal ist ein interdisziplinäres Team aus Produktmanagement, Marketing/E-Commerce und IT, geleitet von einem dedizierten PIM-Verantwortlichen ("PIM-Champion"), der sowohl das Geschäft als auch die Technik versteht.

Welches Budget sollten wir für die Weiterentwicklung einplanen?

Das hängt stark von deinen Zielen ab. Eine gute Faustregel ist, jährlich etwa 15-25 % der ursprünglichen Implementierungskosten für Lizenzen, Support und kleinere Weiterentwicklungsprojekte zu budgetieren.

Unser PIM-System ist sehr starr. Wie können wir trotzdem agiler werden?

Wenn dein aktuelles System sehr unflexibel ist, konzentriere dich zunächst auf die Optimierung der Prozesse, die innerhalb der bestehenden Systemgrenzen möglich sind. Mittelfristig solltest du jedoch evaluieren, ob ein Wechsel zu einem flexibleren, moderneren PIM-System wie entitys.io wirtschaftlich sinnvoller ist, um deine Wachstumsziele zu erreichen.