PIM-System auswählen: Der ultimative Guide für den Mittelstand

Direkte Antwort: So wählst du das richtige PIM-System aus

Die Auswahl des passenden PIM-Systems gelingt durch einen strukturierten, mehrphasigen Prozess. Dieser beginnt mit einer gründlichen internen Anforderungsanalyse und der Definition klarer Ziele, gefolgt von einer systematischen Marktanalyse zur Erstellung einer Anbieter-Shortlist. Anschließend werden die Top-Kandidaten durch detaillierte Demos und einen Kultur-Check bewertet, bevor die finale Entscheidung auf Basis eines transparenten Kostenvergleichs und der vertraglichen Rahmenbedingungen getroffen wird.

Einleitung: Warum die PIM-Auswahl eine strategische Entscheidung ist

Die Entscheidung für ein Product Information Management (PIM) System ist für mittelständische Unternehmen weit mehr als nur eine Software-Anschaffung. Sie ist eine strategische Weichenstellung für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens im digitalen Zeitalter. In einer Welt, in der Kunden auf unzähligen Kanälen konsistente, reichhaltige und fehlerfreie Produktinformationen erwarten, wird die effiziente Verwaltung dieser Daten zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Ein PIM-System ist das zentrale Nervensystem deiner Produktkommunikation.

Doch der Markt für PIM-Lösungen ist komplex und unübersichtlich. Dutzende Anbieter werben mit unzähligen Funktionen, unterschiedlichen Preismodellen und technischen Architekturen. Für IT-Leiter und Geschäftsführer im Mittelstand, die oft mit begrenzten Ressourcen und ohne spezialisierte Beraterteams agieren, kann der Auswahlprozess schnell zu einer überwältigenden Herausforderung werden. Die Angst vor einer teuren Fehlentscheidung, die das Unternehmen auf Jahre lähmt, ist groß. Ein System, das nicht zur Unternehmenskultur passt, zu komplex für die Mitarbeiter ist oder sich nicht in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, verursacht mehr Probleme, als es löst.

Dieser ultimative Guide wurde speziell für den Mittelstand entwickelt. Er bietet dir einen praxiserprobten, schrittweisen Fahrplan, der dich sicher durch den gesamten Auswahlprozess führt. Wir ersetzen vage Ratschläge durch konkrete Checklisten und praxistaugliche Empfehlungen. Von der internen Vorbereitung über die Marktanalyse und die detaillierte Evaluierung bis hin zur finalen Vertragsverhandlung begleiten wir dich bei jedem Schritt. Unser Ziel ist es, dir die nötige Sicherheit zu geben, um eine fundierte, nachhaltige und wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen, die dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Phase 1: Interne Vorbereitung und Anforderungsanalyse

Die wichtigste Phase des gesamten Auswahlprozesses findet statt, bevor du überhaupt mit einem einzigen Anbieter sprichst. Eine sorgfältige interne Vorbereitung ist das Fundament für eine erfolgreiche PIM-Einführung. Wenn du deine eigenen Bedürfnisse, Prozesse und Ziele nicht im Detail verstehst, kannst du unmöglich bewerten, welche Lösung die richtige für dich ist. In dieser Phase schaffst du die Klarheit, die du benötigst, um den Markt zielgerichtet zu sondieren und die Spreu vom Weizen zu trennen.

Das richtige Projektteam zusammenstellen

Die Einführung eines PIM-Systems ist kein reines IT-Projekt. Es ist ein unternehmensweites Vorhaben, das die Arbeitsweise vieler Abteilungen verändern und verbessern wird. Der Erfolg steht und fällt mit der Akzeptanz und der aktiven Beteiligung der zukünftigen Nutzer. Stelle daher von Anfang an ein interdisziplinäres Kernteam zusammen.

Dieses Team sollte idealerweise aus Vertretern der folgenden Bereiche bestehen:

• IT-Leitung: Verantwortlich für die technische Integration, Sicherheit und die Bewertung der Systemarchitektur (SaaS vs. On-Premise). Stellt sicher, dass die Lösung zur bestehenden IT-Landschaft passt.

• Marketing & E-Commerce: Bringt die Anforderungen an die Qualität und Kanalspezifität der Produktdaten ein. Weiß, welche Informationen für Online-Shops, Marktplätze und Kampagnen benötigt werden.

• Produktmanagement: Definiert die Struktur der Produktdaten, Attribute, Varianten und Beziehungen. Ist die Quelle für die technischen und sachlichen Informationen.

• Vertrieb: Versteht die Bedürfnisse der Kunden und des Vertriebsteams. Weiß, welche Daten für Kataloge, Angebote und Kundenpräsentationen erfolgskritisch sind.

• Geschäftsführung/Management: Stellt als Projektsponsor die nötigen Ressourcen sicher, trifft die finale Entscheidung und treibt das Projekt strategisch voran.

Definiere einen klaren Projektleiter, der die Fäden in der Hand hält und als zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten, einschließlich der späteren Anbieter, fungiert. Ein regelmäßiger Austausch in diesem Team stellt sicher, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und die finale Entscheidung von allen mitgetragen wird.

Ist-Analyse: Die aktuellen Prozesse verstehen

Bevor du definieren kannst, wohin du willst, musst du genau wissen, wo du stehst. Führe eine ehrliche und detaillierte Bestandsaufnahme deiner aktuellen Prozesse im Umgang mit Produktdaten durch. Ziel ist es, die Schwachstellen und Ineffizienzen aufzudecken, die das PIM-System beheben soll.

Stelle dir und deinem Team folgende Fragen und dokumentiere die Antworten:

• Wo werden Produktdaten aktuell gespeichert? (z.B. im ERP-System, in diversen Excel-Tabellen, auf Netzlaufwerken, in den Köpfen einzelner Mitarbeiter).

• Wie sieht der Prozess aus, wenn ein neues Produkt angelegt wird? Wer ist beteiligt? Wie lange dauert es? Welche manuellen Schritte sind notwendig?

• Wie werden Daten für verschiedene Kanäle aufbereitet? (z.B. für den Webshop, für Printkataloge, für Händlerportale). Wie viel manueller Aufwand ist das?

• Wo treten die häufigsten Fehler auf? (z.B. veraltete Preise, falsche Bilder, inkonsistente Bezeichnungen).

• Wie stellt ihr die Datenqualität sicher? Gibt es Freigabeprozesse? Wer ist verantwortlich?

• Wie lange dauert es, bis aktualisierte Informationen auf allen Kanälen live sind?

Visualisiere den aktuellen Datenfluss, um Engpässe und redundante Schleifen sichtbar zu machen. Diese Analyse liefert dir nicht nur die stärksten Argumente für die Notwendigkeit eines PIM-Systems, sondern auch die konkreten Probleme, die deine zukünftige Lösung adressieren muss.

Ziele definieren: Was soll das PIM-System erreichen?

Nachdem du die Probleme identifiziert hast, definiere klare und messbare Ziele für die PIM-Einführung. Was genau willst du mit dem neuen System verbessern? Allgemeine Wünsche wie "effizienter werden" sind nicht ausreichend. Formuliere deine Ziele nach der SMART-Methode (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert).

Beispiele für gut definierte Ziele:

• Reduzierung der Time-to-Market: "Wir wollen die Zeit von der Produktanlage bis zur Veröffentlichung in allen Online-Kanälen von derzeit durchschnittlich 15 Arbeitstagen auf 3 Arbeitstage innerhalb von 6 Monaten nach PIM-Einführung reduzieren."

• Verbesserung der Datenqualität: "Wir wollen die Anzahl der fehlerhaften Produktdatensätze, die von Kunden oder Partnern gemeldet werden, um 80% im ersten Jahr senken."

• Steigerung der Effizienz: "Wir wollen den manuellen Aufwand für die Aufbereitung von Händlerdaten von aktuell 20 Mitarbeiterstunden pro Woche auf unter 4 Stunden automatisieren."

• Unterstützung der Internationalisierung: "Wir wollen in der Lage sein, alle relevanten Produktdaten für einen neuen Markt in einer neuen Sprache innerhalb von 4 Wochen bereitzustellen."

Diese Ziele dienen als Kompass während des gesamten Auswahlprozesses. Bei jeder Anbieterpräsentation kannst du konkret fragen: "Wie hilft uns deine Lösung, Ziel X zu erreichen?"

Anforderungskatalog (Lastenheft) erstellen

Der Anforderungskatalog, auch Lastenheft genannt, ist das Herzstück deiner Vorbereitung. Er ist eine detaillierte Liste aller Anforderungen, die das PIM-System erfüllen muss. Dieses Dokument wird die Grundlage für den Vergleich der Anbieter sein und stellt sicher, dass du nichts Wichtiges übersiehst. Strukturiere den Katalog in verschiedene Bereiche.

Funktionale Anforderungen (Was das System können muss):

• Datenmodellierung: Wie flexibel lässt sich die Produktstruktur abbilden? (z.B. Hierarchien, Varianten, Bundles, Beziehungen zwischen Produkten).

• Datenpflege und -anreicherung: Wie benutzerfreundlich ist die Oberfläche für die tägliche Arbeit? Gibt es Massenbearbeitungsfunktionen? Wie einfach ist das Hochladen von Attributen?

• Digital Asset Management (DAM): Ist ein DAM-Modul integriert oder muss ein externes System angebunden werden? Wie werden Bilder, Videos und Dokumente verwaltet und mit Produkten verknüpft?

• Datenqualität und Validierung: Gibt es eingebaute Mechanismen zur Überprüfung der Datenvollständigkeit und -konsistenz? Können eigene Regeln definiert werden?

• Workflows und Freigabeprozesse: Kann das System die internen Freigabeschritte abbilden? (z.B. Anlage durch Produktmanagement, Anreicherung durch Marketing, Freigabe durch die Leitung).

• Import und Export: Welche Standardformate werden unterstützt (z.B. Excel, CSV, BMEcat)? Wie einfach ist das Mapping von Datenfeldern?

• Kanalkonnektivität: Gibt es Standard-Konnektoren für deine wichtigsten Systeme (z.B. Shopware, Magento, Shopify, Amazon)?

Nicht-funktionale Anforderungen (Wie das System sein muss):

• Benutzerfreundlichkeit (Usability): Ist die Oberfläche intuitiv und auch für technisch weniger versierte Mitarbeiter verständlich?

• Performance: Wie schnell ist das System bei großen Datenmengen und vielen gleichzeitigen Nutzern?

• Skalierbarkeit: Wächst das System mit deinen Anforderungen mit? (z.B. mehr Produkte, mehr Nutzer, mehr Kanäle).

• Sicherheit: Wo werden die Daten gehostet (insbesondere bei SaaS)? Welche Sicherheitsstandards (z.B. ISO 27001, DSGVO-Konformität) werden erfüllt?

Anforderungen an den Anbieter:

• Support: Welche Support-Kanäle werden angeboten (Telefon, E-Mail, Ticketsystem)? Was sind die garantierten Reaktionszeiten (SLAs)?

• Schulung und Onboarding: Welche Unterstützung bietet der Anbieter bei der Einführung und der Schulung deiner Mitarbeiter?

• Weiterentwicklung: Gibt es eine transparente Produkt-Roadmap? Wie werden Kundenwünsche in der Weiterentwicklung berücksichtigt?

• Branchenerfahrung: Hat der Anbieter Erfahrung mit Unternehmen deiner Größe und aus deiner Branche?

Priorisiere deine Anforderungen in "Muss-Kriterien" (ohne die geht es nicht), "Soll-Kriterien" (wichtig, aber mit Workarounds lösbar) und "Kann-Kriterien" (nice to have). Dieser Katalog ist dein wichtigstes Werkzeug für eine objektive und fundierte Entscheidung.

Phase 2: Marktanalyse und Anbieterauswahl

Mit dem fertigen Anforderungskatalog in der Hand bist du nun bereit, den PIM-Markt zu sondieren. Das Ziel dieser Phase ist es, aus der unübersichtlichen Vielzahl von Anbietern eine kleine, handhabbare Gruppe von Top-Kandidaten herauszufiltern, die du dir im Detail ansehen wirst. Ein systematisches Vorgehen ist hier entscheidend, um dich nicht im Marketing-Dschungel der Anbieter zu verlieren.

Der PIM-Markt im Überblick

Der Markt für PIM-Systeme lässt sich grob in einige Kategorien einteilen, die dir bei der ersten Orientierung helfen:

• Enterprise-Lösungen: Oft sehr mächtige, aber auch komplexe und teure Systeme, die auf Großkonzerne ausgerichtet sind. Die Implementierung kann langwierig sein und erfordert oft externe Beratungshäuser.

• Mittelstands-Lösungen: Diese Systeme sind speziell auf die Bedürfnisse und Budgets von mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Sie bieten in der Regel einen guten Kompromiss aus Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.

• Open-Source-Systeme: Bieten hohe Flexibilität und keine Lizenzkosten, erfordern aber erhebliches internes technisches Know-how für Anpassung, Wartung und Support. Die Total Cost of Ownership kann hier überraschend hoch sein.

• Branchenspezifische Lösungen: Einige Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen (z.B. Mode, Maschinenbau, Handel) spezialisiert und bieten vorkonfigurierte Datenmodelle an.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen sind die Lösungen aus dem zweiten Segment am relevantesten.

Longlist erstellen: Potentielle Anbieter finden

Im ersten Schritt sammelst du eine breite Auswahl von Anbietern, die potenziell zu deinen Anforderungen passen könnten. Ziele auf eine Liste von etwa 10 bis 15 Systemen.

Gute Quellen für deine Recherche sind:

• Analysten-Reports: Studien von Gartner, Forrester oder BARC geben einen guten Marktüberblick, auch wenn sie oft auf den Enterprise-Markt fokussiert sind.

• Vergleichsportale: Plattformen wie Capterra, G2 oder OMR Reviews bieten Filterfunktionen und Nutzerbewertungen, die besonders für den Mittelstand hilfreich sind.

• Empfehlungen und Netzwerk: Frage andere Unternehmen in deiner Branche oder Region nach deren Erfahrungen.

• Fachartikel und Webinare: Verfolge die einschlägige Fachpresse. Anbieter, die durch hochwertigen Content und Expertise überzeugen, sind oft eine nähere Betrachtung wert.

Trage die gefundenen Anbieter in einer einfachen Tabelle zusammen und notiere erste Eindrücke von deren Websites: Wirken sie professionell? Sprechen sie deine Sprache? Passen die genannten Referenzkunden zu dir?

Shortlist erstellen: Die Auswahl eingrenzen

Nun beginnt die eigentliche Filterung. Nimm deinen Anforderungskatalog zur Hand und überprüfe jeden Anbieter auf deiner Longlist gegen deine wichtigsten "Muss-Kriterien". Viele Informationen lassen sich bereits auf der Website des Anbieters oder in herunterladbaren Broschüren finden.

Typische K.O.-Kriterien in dieser Phase sind:

• Falsches Bereitstellungsmodell: Du suchst eine Cloud-Lösung, der Anbieter hat aber nur On-Premise im Angebot.

• Fehlende Kernfunktionen: Eine für dich unverzichtbare Funktion (z.B. ein integriertes DAM oder BMEcat-Export) wird nicht unterstützt.

• Falscher Fokus: Der Anbieter konzentriert sich ausschließlich auf B2C-Handel, während du im B2B-Umfeld tätig bist.

• Unpassende Unternehmensgröße: Die Referenzkunden sind ausschließlich globale Konzerne, was auf eine für den Mittelstand unpassende Komplexität und Preisstruktur hindeutet.

Ziel ist es, deine Longlist auf die 3 bis 5 vielversprechendsten Kandidaten zu reduzieren. Diese bilden deine Shortlist für die detaillierte Evaluierung. Für diese Anbieter erstellst du nun ein detaillierteres Profil in deiner Vergleichstabelle.

Der Unterschied zwischen SaaS und On-Premise

Eine der grundlegendsten Entscheidungen betrifft das Bereitstellungsmodell. Wie unser detaillierter Vergleich "SaaS vs. On-Premise" zeigt, hat diese Wahl weitreichende Konsequenzen für Kosten, Flexibilität und internen Aufwand.

• On-Premise: Du kaufst die Softwarelizenz und betreibst das System auf deinen eigenen Servern. Dies bietet maximale Kontrolle, erfordert aber hohe Anfangsinvestitionen und eine starke interne IT-Abteilung für Wartung, Updates und Sicherheit.

• SaaS (Software-as-a-Service): Du mietest die Software als Service und greifst über den Browser darauf zu. Der Anbieter kümmert sich um Hosting, Wartung und Updates. Dies bedeutet geringere Anfangsinvestitionen, vorhersehbare monatliche Kosten und eine schnellere Implementierung. Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist das SaaS-Modell heute die agilere und wirtschaftlich sinnvollere Wahl.

Kläre diese Frage frühzeitig mit deiner IT-Leitung, da sie ein entscheidendes Filterkriterium für deine Shortlist ist.

Kosten verstehen: Total Cost of Ownership (TCO) betrachten

Lass dich nicht von scheinbar günstigen Lizenzpreisen blenden. Die wahren Kosten eines PIM-Systems zeigen sich erst in der Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Wie unser Leitfaden zu den "tatsächlichen PIM-Kosten" detailliert aufzeigt, musst du alle Kostenblöcke berücksichtigen.

Dazu gehören:

• Einmalige Kosten: Setup-Gebühren, Kosten für die Datenmigration, Schulungskosten.

• Laufende Kosten: Lizenz- oder Abonnementgebühren, Support- und Wartungsgebühren, Hosting-Kosten (bei On-Premise).

• Interne Kosten: Der Zeitaufwand deiner Mitarbeiter für die Projektleitung, Datenpflege und Administration.

• Kosten für Weiterentwicklung: Was kostet die Anbindung eines neuen Kanals oder die Buchung zusätzlicher Module?

Fordere von den Anbietern auf deiner Shortlist eine transparente Aufschlüsselung aller zu erwartenden Kosten an, um eine realistische Budgetplanung zu gewährleisten.

Phase 3: Detaillierte Evaluierung und Entscheidung

Jetzt wird es konkret. In dieser Phase nimmst du die 3 bis 5 Anbieter deiner Shortlist genau unter die Lupe. Es geht darum, nicht nur die Funktionen auf dem Papier zu vergleichen, sondern ein echtes Gefühl für die Software und den Anbieter als potenziellen Partner zu bekommen. Die enge Einbindung deines Projektteams ist hier entscheidend, denn die finale Entscheidung sollte auf einem breiten Konsens beruhen.

Angebote einholen und vergleichen

Bitte alle Anbieter auf deiner Shortlist um ein detailliertes, schriftliches Angebot, das auf deinem Anforderungskatalog basiert. Ein gutes Angebot sollte mehr sein als nur eine Preisliste. Es sollte auf deine spezifischen Ziele und Herausforderungen eingehen und klar aufzeigen, wie die Lösung diese adressiert.

Achte beim Vergleich der Angebote auf folgende Punkte:

• Vollständigkeit: Sind alle von dir angefragten Module und Leistungen enthalten?

• Transparenz: Sind alle Kosten klar aufgeschlüsselt? Gibt es versteckte Posten für z.B. Datenvolumen, API-Aufrufe oder Support-Stunden?

• Skalierbarkeit: Wie verändern sich die Kosten, wenn du mehr Nutzer, Produkte oder Sprachen hinzufügst?

• Vertragliche Rahmenbedingungen: Wie sehen die Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten aus?

Erstelle eine Vergleichstabelle, um die Angebote objektiv nebeneinander zu stellen. Scheue dich nicht, bei Unklarheiten gezielt nachzufragen, bis du ein vollständiges Bild hast.

Anbieter-Demos und Workshops durchführen

Die Live-Demonstration ist der wichtigste Schritt, um ein Gefühl für die Software zu bekommen. Lass dich nicht von einer standardisierten Hochglanz-Präsentation beeindrucken. Fordere eine individuelle Demo, die auf deine spezifischen Anwendungsfälle zugeschnitten ist.

So bereitest du eine erfolgreiche Demo vor:

• Sende deine wichtigsten Anwendungsfälle vorab an den Anbieter. Bitte ihn, genau diese Prozesse im System live zu zeigen (z.B. "Anlage eines neuen Produkts mit Varianten", "Aufbereitung von Daten für den Webshop").

• Stelle einige deiner eigenen Produktdaten zur Verfügung. Ein anonymisierter Auszug deiner Daten zeigt viel besser, wie das System mit deiner Realität umgeht, als polierte Demo-Daten.

• Lade das gesamte Projektteam zur Demo ein. Jede Abteilung hat einen anderen Blickwinkel. Der Marketing-Manager achtet auf die Benutzerfreundlichkeit, die IT-Leitung auf die Konfigurationsmöglichkeiten.

• Stelle gezielte Fragen. Wie wird Problem X gelöst? Kann ich Workflow Y abbilden? Lass dich nicht mit "Ja, das geht" abspeisen, sondern fordere, es live im System zu sehen.

Ein Workshop, bei dem du selbst unter Anleitung durch das System klicken kannst, ist sogar noch wertvoller als eine reine Präsentation. Einige Anbieter bieten solche Teststellungen an.

Proof of Concept (PoC): Das System testen

Bei komplexen Anforderungen oder wenn du zwischen zwei sehr guten Kandidaten schwankst, kann ein Proof of Concept (PoC) sinnvoll sein. Dabei erhältst du für einen begrenzten Zeitraum Zugang zu einem Testsystem, das mit deinen Daten und für einen spezifischen Anwendungsfall konfiguriert wird.

Ein PoC ist aufwendig für beide Seiten und sollte daher gezielt eingesetzt werden. Definiere im Vorfeld klare und messbare Erfolgskriterien. Was genau willst du im PoC beweisen? Zum Beispiel: "Wir wollen beweisen, dass wir unseren Produktdaten-Workflow für den Webshop im System abbilden und die Datenqualität um 50% verbessern können." Nur mit klaren Zielen liefert ein PoC einen echten Mehrwert für deine Entscheidung.

Referenzkunden befragen

Eine der ehrlichsten Quellen für Informationen sind bestehende Kunden des Anbieters. Bitte deine Top-Kandidaten um 2-3 Referenzkunden, die eine ähnliche Unternehmensgröße und Branche wie du haben.

Bereite einen kurzen Fragenkatalog für das Gespräch vor:

• Wie verlief die Implementierung? Gab es unvorhergesehene Probleme?

• Wie zufrieden seid ihr mit dem Support des Anbieters? Wie schnell und kompetent wird auf Anfragen reagiert?

• Wie bewerten eure Mitarbeiter die Benutzerfreundlichkeit im täglichen Betrieb?

• Hat das System die ursprünglichen Ziele erreicht? Welchen konkreten Nutzen konntet ihr realisieren?

• Was würdet ihr aus heutiger Sicht anders machen? Welchen Tipp würdet ihr uns für die Einführung geben?

Diese Gespräche geben dir unschätzbare Einblicke hinter die Marketing-Fassade und helfen dir, die Kultur und Zuverlässigkeit des Anbieters einzuschätzen.

Die finale Entscheidung treffen

Am Ende dieser Phase hast du eine Fülle von Informationen gesammelt. Führe alle Erkenntnisse in einer finalen Bewertungsmatrix zusammen. Nutze dein zuvor erstelltes Scoring-Modell, um die Anbieter objektiv anhand deiner priorisierten Anforderungen zu bewerten.

Die Entscheidung sollte jedoch nicht rein mathematisch sein. Berücksichtige auch die "weichen" Faktoren: Welcher Anbieter hat deine Bedürfnisse am besten verstanden? Bei wem hattest du das Gefühl, auf Augenhöhe zu kommunizieren? Mit wem kannst du dir eine langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit am besten vorstellen? Treffe die finale Entscheidung im gesamten Projektteam, um eine breite Akzeptanz im Unternehmen sicherzustellen.

entitys.io: Die pragmatische Wahl für den Mittelstand

Die Suche nach dem perfekten PIM-System kann für mittelständische Unternehmen eine Reise durch ein Labyrinth aus komplexen Enterprise-Lösungen und starren Nischenprodukten sein. Viele Systeme sind entweder überdimensioniert und unbezahlbar oder zu unflexibel, um mit den wachsenden Anforderungen eines dynamischen Unternehmens Schritt zu halten. Genau hier positioniert sich entitys.io als die pragmatische und zukunftssichere Alternative, die speziell für die Bedürfnisse des B2B-Mittelstands entwickelt wurde.

Unser Ansatz basiert auf drei Kernprinzipien, die direkt auf die in diesem Guide identifizierten Herausforderungen einzahlen:

1. Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und schnelle Akzeptanz: Wir wissen, dass eine Software nur dann einen Wert schafft, wenn sie von den Mitarbeitern gerne genutzt wird. Deshalb haben wir eine intuitive und klare Benutzeroberfläche geschaffen, die es auch technisch weniger versierten Nutzern aus Marketing und Produktmanagement ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeiten produktiv zu sein. Komplexe Datenmodelle und Workflows lassen sich einfach per Klick konfigurieren, nicht durch Code.

2. Skalierbares SaaS-Modell ohne Risiko: Als reine Cloud-Lösung (SaaS) eliminiert entitys.io die Notwendigkeit für hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und eigene Server-Infrastruktur. Du startest mit einem Paket, das genau zu deinen aktuellen Bedürfnissen passt, und kannst jederzeit flexibel skalieren, wenn dein Produktkatalog, deine Nutzerzahl oder die Anzahl deiner Vertriebskanäle wächst. Unsere transparente Preisstruktur, wie sie auch in unserer Preisliste abgebildet ist, gibt dir volle Kostenkontrolle ohne versteckte Gebühren.

3. Leistungsstarke Funktionen für reale Probleme: entitys.io ist keine abgespeckte "PIM-Light" Version. Wir bieten einen umfassenden Funktionsumfang, der die typischen Anwendungsfälle im Mittelstand abdeckt.

   • Zentrales PIM und integriertes DAM: Verwalte alle deine Produktdaten und die dazugehörigen Medien an einem einzigen Ort.

   • Flexible Datenmodellierung: Bilde komplexe Hierarchien, Varianten und Klassifikationen wie ECLASS einfach ab.

   • Effiziente Konnektivität: Mit unseren standardisierten Exportformaten wie BMEcat und XLS sowie einer modernen API binde deine bestehenden Systeme wie ERP und Shopsysteme nahtlos an.

   • Integrierte Datenqualitäts-Dashboards: Behalte die Vollständigkeit und Konsistenz deiner Daten jederzeit im Blick.

Wir verstehen uns nicht nur als Softwarelieferant, sondern als Partner auf Augenhöhe. Unser Ziel ist es, dir eine Lösung an die Hand zu geben, die sich an dein Unternehmen anpasst und nicht umgekehrt. Wenn du nach einem PIM-System suchst, das leistungsstark und zugleich pragmatisch ist, dann solltest du entitys.io auf deine Shortlist setzen.

Fazit: Ein strukturierter Prozess führt zur richtigen Entscheidung

Die Auswahl eines PIM-Systems ist eine der wichtigsten IT-Entscheidungen, die ein mittelständisches Unternehmen in seiner digitalen Entwicklung treffen wird. Ein unstrukturierter, überhasteter Prozess führt fast zwangsläufig zu einer kostspieligen Fehlentscheidung mit langfristigen negativen Folgen. Ein systematischer und gut vorbereiteter Ansatz, wie er in diesem Guide beschrieben wird, ist hingegen der sicherste Weg zum Erfolg.

Der Schlüssel liegt darin, die meiste Energie in die interne Vorbereitung zu investieren. Ein klares Verständnis der eigenen Ziele, Prozesse und Anforderungen ist die unerlässliche Grundlage für alles Weitere. Nur wer genau weiß, was er sucht, kann im unübersichtlichen PIM-Markt die richtige Lösung finden. Der hier vorgestellte Prozess, von der Bildung eines interdisziplinären Teams über die Erstellung eines detaillierten Lastenhefts bis hin zur systematischen Bewertung der Anbieter, wandelt eine potenziell riskante Entscheidung in eine fundierte strategische Investition um.

Am Ende geht es nicht darum, das PIM-System mit den meisten Funktionen auf dem Papier zu finden. Es geht darum, den Anbieter und die Lösung zu finden, die am besten zu deiner Unternehmenskultur, deinen Prozessen und deinen strategischen Zielen passen. Nimm dir die Zeit für diesen Prozess. Er ist eine Investition, die sich durch eine schnellere Implementierung, eine höhere Nutzerakzeptanz und letztlich durch einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg mehrfach auszahlen wird.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der größte Fehler bei der PIM-Auswahl?

Der größte Fehler ist eine unzureichende interne Anforderungsanalyse. Unternehmen, die ihre eigenen Prozesse und Ziele nicht genau kennen, können die am Markt verfügbaren Lösungen nicht sinnvoll bewerten und treffen oft eine falsche Entscheidung.

Wie lange dauert ein PIM-Auswahlprozess im Mittelstand?

Ein typischer Auswahlprozess dauert zwischen drei und sechs Monaten. Eine sorgfältige Planung ist entscheidend, um den Prozess effizient zu gestalten und Verzögerungen zu vermeiden.

Benötigen wir einen externen Berater für die PIM-Auswahl?

Ein externer Berater ist nicht zwingend notwendig, kann aber bei fehlenden internen Ressourcen oder Know-how hilfreich sein. Ein strukturierter Prozess wie dieser Guide ermöglicht es jedoch vielen Unternehmen, die Auswahl erfolgreich selbst zu steuern.

Wie viel Budget solltet ihr für ein PIM-System einplanen?

Die Kosten variieren stark je nach Anbieter und Modell. Cloud-Lösungen (SaaS) bieten oft einen kostengünstigen Einstieg mit monatlichen Gebühren, während On-Premise-Systeme hohe Anfangsinvestitionen erfordern. Betrachtet immer die Total Cost of Ownership.

SaaS oder On-Premise: Was ist besser für den Mittelstand?

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ein SaaS-Modell die bessere Wahl. Es bietet mehr Flexibilität, geringere Anfangskosten und weniger internen IT-Aufwand, was eine schnellere und agilere Einführung ermöglicht.