PIM-System auswählen: Der Auswahlprozess in 4 Phasen
Von der Anforderungs-Checkliste bis zur Entscheidung: der komplette Auswahlprozess für den Mittelstand, mit 10 Evaluationsfragen und den typischen Fehlern.
Das Wichtigste in Kürze: Ein PIM-System wählst du in vier Phasen aus: Anforderungen klären → Shortlist bilden → Kandidaten mit eigenen Daten evaluieren → Entscheidung anhand der Gesamtkosten über 3 Jahre. Der Prozess dauert im Mittelstand typischerweise 2 bis 4 Monate. Die häufigste Fehlerquelle ist nicht die Wahl des falschen Anbieters, sondern ein übersprungener Schritt am Anfang: Wer seine Anforderungen nicht kennt, vergleicht Feature-Listen statt Lösungen. Dieser Guide führt dich durch den Prozess — mit Anforderungs-Checkliste, 10 Evaluationsfragen und den typischen Auswahlfehlern. Für den konkreten Anbietervergleich lies danach Die besten PIM-Systeme für den Mittelstand 2026.
Warum der Prozess wichtiger ist als die Anbieterliste
Die meisten PIM-Auswahlprojekte scheitern nicht an der Software, sondern am Vorgehen. Wer direkt mit Anbieter-Demos startet, bewertet am Ende, wer am besten präsentiert — nicht, wer das eigene Problem am besten löst. Und das Problem ist real: Laut Gartner kostet schlechte Datenqualität Unternehmen im Schnitt 12,9 Millionen US-Dollar pro Jahr, und rund 40 % der Retouren gehen laut Shotfarm/NPD auf schlechte Produktdaten zurück. Eine Fehlentscheidung beim PIM verlängert diese Probleme um Jahre.
Dieser Artikel konzentriert sich deshalb auf den Auswahlprozess: welche Schritte in welcher Reihenfolge, welche Werkzeuge du dafür brauchst und welche Fehler du vermeidest. Was ein PIM grundsätzlich ist, erklärt unser PIM-Grundlagenartikel; welche Systeme für mittelständische Unternehmen infrage kommen, unser Anbietervergleich 2026.
Der Auswahlprozess im Überblick
Phase | Dauer (typisch) | Ergebnis |
|---|---|---|
1. Anforderungen klären | 2–4 Wochen | Priorisierter Anforderungskatalog + Projektteam |
2. Shortlist bilden | 1–2 Wochen | 3–5 Kandidaten, die alle Muss-Kriterien erfüllen |
3. Evaluation | 3–6 Wochen | Demos mit eigenen Daten, beantwortete Evaluationsfragen, Referenzgespräche |
4. Entscheidung | 1–2 Wochen | TCO-Vergleich über 3 Jahre, Vertragsverhandlung, Zuschlag |
Auffällig: Die Hälfte der Zeit liegt vor dem ersten Anbieterkontakt. Das ist Absicht. Jede Stunde in Phase 1 spart dir mehrere Stunden in Phase 3 — und schützt dich davor, ein System zu kaufen, das an deinem Alltag vorbeigeht.
Phase 1: Anforderungen klären
Das Projektteam: klein, aber quer durchs Unternehmen
Ein PIM-Projekt ist kein IT-Projekt. Die täglichen Nutzer sitzen im Produktmanagement, Marketing und Vertrieb. Stelle ein Kernteam aus 3–5 Personen zusammen: eine Person, die die Produktdaten fachlich verantwortet, eine aus Marketing/E-Commerce, eine aus der IT (für Integration und Sicherheit) und einen Sponsor aus der Geschäftsführung, der Budget und Priorität sichert. Benenne eine Projektleitung als zentralen Ansprechpartner — auch für die Anbieter.
Die Anforderungs-Checkliste
Statt eines 40-seitigen Lastenhefts reicht im Mittelstand meist eine strukturierte Checkliste, die das Team gemeinsam ausfüllt und priorisiert: Muss (ohne geht es nicht), Soll (wichtig, aber verhandelbar), Kann (nice to have). Diese Tabelle kannst du direkt als Vorlage übernehmen:
Bereich | Leitfrage | Priorität (Muss/Soll/Kann) |
|---|---|---|
Datenmodell | Bildet das System unsere Hierarchien, Varianten und Produktbeziehungen ab — ohne Programmierung? | meist Muss |
Datenpflege | Können Fachanwender ohne IT-Hilfe pflegen? Gibt es Massenbearbeitung und Vererbung? | meist Muss |
Klassifikationen | Werden ECLASS/ETIM unterstützt, wenn Kunden oder Portale sie fordern? Gibt es BMEcat-Export? | branchenabhängig Muss |
Import/Export & API | Wie kommen Daten aus dem ERP rein und in Shop, Marktplätze und Kundenformate raus? | meist Muss |
Medienverwaltung (DAM) | Sind Bilder und Dokumente integriert verwaltbar oder braucht es ein Zweitsystem? | meist Soll |
Datenqualität | Zeigt das System Vollständigkeit und Fehler an? Lassen sich eigene Regeln definieren? | meist Soll |
Workflows | Lassen sich Freigabeprozesse abbilden (anlegen → anreichern → freigeben)? | Soll/Kann |
Betriebsmodell | SaaS oder On-Premise? Wo liegen die Daten, welche Zertifizierungen gibt es? | meist Muss |
Einführung | Wer implementiert — der Anbieter, ein Partner oder wir selbst? In welchem Zeitrahmen? | meist Muss |
Kostenmodell | Was kostet das System über 3 Jahre inklusive Einführung, Nutzern, Datenvolumen? | meist Muss |
Zur Frage des Betriebsmodells: Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist SaaS heute die wirtschaftlichere Wahl — die Details rechnet unser Vergleich SaaS vs. On-Premise: Total Cost of Ownership durch.
Phase 2: Shortlist bilden
Mit der priorisierten Checkliste filterst du den Markt. Sammle zunächst 8–12 Kandidaten (Longlist) aus Vergleichsportalen wie OMR Reviews oder Capterra, Empfehlungen aus deinem Netzwerk und Fachartikeln. Einen kuratierten Einstieg für den DACH-Mittelstand bietet unser Vergleich der besten PIM-Systeme für den Mittelstand 2026. Wenn Open-Source-Systeme auf deiner Liste stehen, hilft dir der direkte Vergleich Akeneo vs. Pimcore bei der Einordnung.
Dann streichst du konsequent — allein anhand öffentlich verfügbarer Informationen. Typische K.-o.-Kriterien:
Falsches Betriebsmodell: Du suchst SaaS, der Anbieter liefert nur On-Premise (oder umgekehrt).
Fehlende Muss-Funktion: etwa kein ECLASS-Support oder kein BMEcat-Export, obwohl deine Kunden das fordern.
Falsche Zielgruppe: Referenzen bestehen nur aus Konzernen — das deutet auf Komplexität und Preise, die nicht zu dir passen. Worauf es speziell im Mittelstand ankommt, zeigt unser Artikel PIM im Mittelstand.
Intransparente Preise: Wer Preise erst nach drei Sales-Calls nennt, macht auch die spätere Budgetplanung schwer.
Ziel: 3–5 Kandidaten. Weniger als 3 nimmt dir die Vergleichsbasis, mehr als 5 sprengt den Evaluationsaufwand.
Phase 3: Evaluation
Demos mit deinen Daten, nicht mit Demo-Daten
Die Standard-Demo jedes Anbieters sieht gut aus — sie wurde dafür gebaut. Aussagekräftig wird es erst mit deiner Realität: Schicke den Kandidaten vorab einen anonymisierten Auszug deiner Produktdaten (ein Export aus ERP oder Excel reicht) und zwei bis drei konkrete Anwendungsfälle, etwa "Neues Produkt mit 12 Varianten anlegen" oder "Datenexport für Händlerportal X erzeugen". Lade das gesamte Projektteam ein und lass dir jeden Anwendungsfall live im System zeigen. Noch besser: eine Teststellung, in der dein Team selbst klickt.
10 Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest
Wie lange dauert eine typische Einführung bei einem Unternehmen unserer Größe — und wer macht die Arbeit: ihr, ein Implementierungspartner oder wir?
Was kostet das System im ersten Jahr insgesamt, inklusive Einführung, Schulung und aller Module — und was in Jahr 2 und 3?
Können unsere Fachanwender das Datenmodell später selbst ändern, oder braucht jede Anpassung euch oder einen Dienstleister?
Zeigt mir live: Wie importiere ich diese Excel-Datei mit 5.000 Artikeln?
Wie unterstützt ihr Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM — und wie kommen wir zu einem gültigen BMEcat-Katalog?
Was passiert bei einem neuen Vertriebskanal: Was können wir selbst konfigurieren, was ist kostenpflichtige Zusatzentwicklung?
Wo werden unsere Daten gehostet, und welche Zertifizierungen und SLAs gelten?
Wie sieht euer Support konkret aus: Kanäle, Reaktionszeiten, Kosten?
Nennt uns zwei Referenzkunden unserer Größenordnung und Branche, mit denen wir sprechen dürfen.
Was ist der häufigste Grund, warum Projekte bei euch länger dauern als geplant?
Die Antworten auf Frage 1 und 2 sind die wichtigsten Vergleichswerte. Branchenüblich sind für eine PIM-Einführung 5 bis 12 Monate — jede deutlich kürzere Angabe sollte der Anbieter plausibel begründen können, jede deutlich längere solltest du hinterfragen.
Referenzkunden befragen
Sprich mit mindestens einem Referenzkunden pro Finalist. Drei Fragen reichen: Wie verlief die Einführung gegenüber dem Plan? Wie reagiert der Support im Alltag? Was würdet ihr heute anders machen? Diese Gespräche zeigen dir die Realität hinter der Demo.
Phase 4: Entscheidung
Vergleiche nicht Lizenzpreise, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre: Einführung, laufende Gebühren, Schulung, interne Aufwände und Kosten für spätere Erweiterungen. Welche Kostenblöcke dabei zusammenkommen, schlüsselt unser PIM-Kosten-Überblick auf — und welche Posten in Angeboten gerne fehlen, unser Artikel zu versteckten PIM-Kosten.
Führe die Ergebnisse in einer Bewertungsmatrix zusammen: Anforderungen aus Phase 1 als Zeilen, Finalisten als Spalten, gewichtete Punkte. Und dann triff die Entscheidung im Team — inklusive der weichen Faktoren: Wer hat euer Problem wirklich verstanden? Mit wem könnt ihr euch fünf Jahre Zusammenarbeit vorstellen? Wie es nach dem Zuschlag weitergeht, beschreibt unser Projektplan für die ersten 100 Tage.
Die 5 typischen Auswahlfehler
Mit Demos starten statt mit Anforderungen: Ohne eigenen Maßstab gewinnt die beste Präsentation, nicht die beste Lösung.
Feature-Listen vergleichen statt Alltagstauglichkeit: Entscheidend ist nicht, ob eine Funktion existiert, sondern ob deine Fachanwender sie ohne IT-Ticket nutzen können.
Nur den Lizenzpreis anschauen: Bei manchen Systemen kostet die Implementierung ein Mehrfaches der Software — das zeigt sich erst im 3-Jahres-Vergleich.
Die späteren Nutzer nicht einbinden: Ein System, das die IT auswählt und das Produktmanagement erleiden muss, wird nicht gepflegt — und ein ungepflegtes PIM ist wertlos.
Auf Vorrat überdimensionieren: Ein Enterprise-System "für die Zukunft" zu kaufen, bezahlt ihr Jahre lang mit Komplexität, die ihr nie nutzt. Wähle ein System, das heute passt und mitwachsen kann.
Wann du noch kein PIM auswählen solltest
Ein PIM-Auswahlprozess lohnt sich nicht in jeder Lage. Verschiebe ihn, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
Niemand verantwortet die Produktdaten: Ohne eine Person, die das Thema fachlich treibt, wird auch das beste System zur Datenmüllhalde. Kläre erst die Verantwortung.
Ein ERP-Wechsel steht unmittelbar bevor: Das ERP ist die wichtigste Datenquelle fürs PIM. Mitten in der ERP-Migration fehlt dir die stabile Basis — direkt danach ist dagegen ein guter Zeitpunkt.
Es gibt keinen konkreten Anlass: "Man müsste mal" trägt kein Projekt. Gute Anlässe sind dagegen konkret: ein Händlerportal fordert ECLASS-Daten, ein Katalog frisst Wochen an Handarbeit, ein neuer Shop braucht strukturierte Daten.
Was du in diesen Fällen trotzdem tun kannst: Datenverantwortung klären, die Ist-Prozesse dokumentieren und die Anforderungs-Checkliste aus Phase 1 schon einmal ausfüllen. Damit startet der Auswahlprozess später doppelt so schnell.
Wo entitys in diesem Prozess steht
Wenn du die Checkliste oben durchgehst, wirst du bei vielen Anbietern zwei Punkte nicht beantwortet bekommen: transparente Preise und einen belastbaren Einführungszeitraum. Bei entitys sind beide öffentlich: Die Preise starten bei 1.590 € pro Monat, und die komplette Einführung läuft in 6 bis 13 Wochen in 5 Sprints — von Ramp-up über Datenmodell und Datenimport bis zu Export-Anbindung und Go-Live. Das Grundprinzip: Fachanwender konfigurieren Datenmodell, Klassifikationen und Exporte selbst, ohne Implementierungspartner. Für Klassifikationsanforderungen relevant: entitys ist eCLASS Gold Preferred Partner, und in der Cloud liegen über 20 Millionen bereits klassifizierte Produktdatensätze, auf die du beim Aufbau deiner Daten zurückgreifen kannst.
Ob entitys auf deine Shortlist gehört, entscheidet deine Checkliste — im Anbietervergleich für den Mittelstand siehst du, wo entitys im Marktumfeld steht.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Auswahl eines PIM-Systems?
Im Mittelstand typischerweise 2 bis 4 Monate: 2–4 Wochen Anforderungsklärung, 1–2 Wochen Shortlist, 3–6 Wochen Evaluation mit Demos und Referenzgesprächen, 1–2 Wochen Entscheidung und Vertrag. Die anschließende Einführung kommt hinzu — branchenüblich 5 bis 12 Monate, bei entitys 6 bis 13 Wochen.
Wie viele Anbieter sollten auf die Shortlist?
3 bis 5. Weniger nimmt dir den Vergleichsmaßstab, mehr sprengt den Aufwand — eine gründliche Evaluation mit eigener Daten-Demo und Referenzgespräch kostet pro Anbieter mehrere Tage Teamzeit.
Brauchen wir einen externen Berater für die PIM-Auswahl?
Meist nicht. Mit einem strukturierten Prozess — priorisierte Anforderungen, Demos mit eigenen Daten, TCO-Vergleich — kann ein mittelständisches Team die Auswahl selbst steuern. Ein Berater lohnt sich vor allem, wenn intern niemand Zeit für die Projektleitung hat.
Was ist der größte Fehler bei der PIM-Auswahl?
Mit Anbieter-Demos zu starten, bevor die eigenen Anforderungen priorisiert sind. Dann bewertet das Team Präsentationen statt Problemlösungen — und merkt erst nach dem Kauf, dass zentrale Alltagsanforderungen fehlen.
SaaS oder On-Premise: Was passt für den Mittelstand?
Für die meisten mittelständischen Unternehmen SaaS: geringere Anfangsinvestition, kein eigener Serverbetrieb, Updates inklusive. On-Premise lohnt sich nur bei harten Vorgaben zur Datenhaltung und vorhandener IT-Kapazität. Die Rechnung im Detail: SaaS vs. On-Premise TCO.
Sprich mit uns über deine Auswahl
Du steckst gerade in Phase 1 oder 2 und willst wissen, ob entitys auf deine Shortlist gehört? Wir gehen deine Anforderungs-Checkliste in 30 Minuten mit dir durch — ehrlich auch dann, wenn wir nicht passen. Vereinbare ein Gespräch.
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