Legacy PIM Migration: 5 Warnsignale, dass dein altes System das Wachstum bremst

Es ist Zeit, dein PIM System zu wechseln, wenn der Wartungsstau schneller wächst als die Feature-Liste, die starren Schnittstellen die Anbindung an moderne Vertriebskanäle verhindern, die User Experience die eigenen Mitarbeiter ausbremst und jede strategische Anpassung zu einem langwierigen, teuren IT-Projekt wird. Diese Warnsignale deuten unmissverständlich darauf hin, dass dein Altsystem von einem wertvollen Asset zu einer echten Wachstumsbremse für dein Unternehmen geworden ist.

Die Einführung deines PIM-Systems war einst eine strategische und absolut richtige Entscheidung. Du hast damit Ordnung in das wachsende Chaos deiner Produktdaten gebracht und eine Grundlage für die Digitalisierung deiner Vertriebsprozesse geschaffen. Doch die digitale Welt von heute ist nicht mehr dieselbe wie vor fünf, sieben oder gar zehn Jahren. Was damals eine moderne Lösung war, kann heute ein schwerer Anker sein, der die Agilität deines Unternehmens massiv einschränkt.

Viele Führungskräfte in IT und Digitalisierung sehen sich mit einem schleichenden, aber gefährlichen Problem konfrontiert: Das PIM-System, das einst die Lösung war, wird selbst zum Problem. Es verschlingt immense Budgets für Wartung und individuelle Anpassungen, die Integration neuer Marktplätze oder Shopsysteme dauert Monate statt Wochen und die Fachabteilungen klagen über umständliche, veraltete Prozesse. Sie stecken in einem "Wartungsstau", der wertvolle Ressourcen bindet und wichtige Innovationen blockiert.

Dieser Artikel ist keine Abrechnung mit deiner bisherigen IT-Strategie, sondern ein pragmatischer Leitfaden für deine zukünftige Wettbewerbsfähigkeit. Wir benennen die fünf wichtigsten Warnsignale, die dir unmissverständlich zeigen, dass es an der Zeit ist, einen PIM System Wechsel nicht nur in Betracht zu ziehen, sondern strategisch zu planen und den entscheidenden Schritt in die nächste Generation cloudbasierter, agiler Lösungen zu wagen.

Warnsignal #1: Der Wartungsstau wächst schneller als die Feature-Liste

Das erste und deutlichste Warnsignal ist ein rein wirtschaftliches: Wenn du mehr Budget für die Instandhaltung deines Altsystems aufwendest als für echte, wertschöpfende Innovationen, finanzierst du die Vergangenheit statt der Zukunft. Für CIOs und CDOs ist dies ein klares Zeichen, die Total Cost of Ownership (TCO) ihrer aktuellen Lösung schonungslos zu analysieren.

Die versteckten Kosten von On-Premise-Lösungen

Die Lizenzgebühr für dein altes PIM ist nur die Spitze des Eisbergs. Die wahren Kosten liegen oft im Verborgenen:

• Infrastruktur: Wartung und Betrieb der eigenen Server, Kosten für Datenbanklizenzen (z.B. Oracle, Microsoft SQL Server), Aufwände für Backups und Sicherheit.

• Personal: Die Notwendigkeit, internes Personal mit Spezialwissen für eine veraltete Technologie vorzuhalten, oder die teure Abhängigkeit von externen Dienstleistern, deren Stundensätze stetig steigen, während die Zahl der verfügbaren Experten sinkt.

• Updates: Jedes größere Update ist ein eigenes, risikoreiches IT-Projekt. Es muss geplant, budgetiert und oft über ein Wochenende mit hohem Personaleinsatz durchgeführt werden.

Die "Customization-Falle"

Das größte Problem ist jedoch die "Customization-Falle". Jede individuelle Anpassung, die in der Vergangenheit für teures Geld entwickelt wurde, um spezifische Anforderungen abzubilden, wird heute zur massiven Hürde. Bei jedem Update muss geprüft werden, ob diese Anpassungen noch kompatibel sind. Oft ist dies nicht der Fall, was zu weiteren, teuren Nachbesserungsprojekten führt. Das System wird über die Jahre zu einem starren, unbeweglichen Monolithen.

Im direkten Vergleich dazu steht das Modell einer modernen SaaS-Cloud-Lösung. Hier sind Kosten für Infrastruktur, Wartung, Sicherheit und regelmäßige Updates bereits in der monatlichen oder jährlichen Gebühr enthalten. Das IT-Budget wird planbar und vor allem frei für strategische Projekte, die das Geschäft voranbringen. Ein PIM System zu wechseln bedeutet in diesem Kontext, von einem reaktiven Instandhaltungsmodus in einen proaktiven Gestaltungsmodus zu wechseln. Eine Cloud-native SaaS-Lösung wie entitys eliminiert diese Probleme von Grund auf. Updates werden zentral und automatisch eingespielt, die Infrastruktur wird von Experten gemanagt und skaliert. So kannst du dich voll und ganz auf die Optimierung deiner Daten konzentrieren, nicht auf den Betrieb eines Servers im Keller.

Warnsignal #2: Eure APIs sind keine Brücken, sondern Mauern

Ein modernes Unternehmen ist ein vernetztes Ökosystem. Dein PIM muss das Herzstück dieses Ökosystems sein, das reibungslos mit allen anderen Systemen kommuniziert. Wenn die Schnittstellen (APIs) deines PIM-Systems jedoch veraltet, unflexibel und schlecht dokumentiert sind, wird dein PIM von einem zentralen Datenhafen zu einer isolierten Festung.

Die alte Welt (SOAP, XML-RPC) vs. die neue Welt (REST, GraphQL)

Viele Legacy-PIM-Systeme wurden in einer Zeit entwickelt, in der Integrationen noch anders gedacht wurden. Ihre APIs basieren oft auf älteren Technologien wie SOAP oder XML-RPC. Diese Schnittstellen sind zwar funktional, aber im Vergleich zu modernen REST-APIs extrem starr und aufwendig in der Anbindung. Ein fehlender "API-First"-Ansatz, bei dem die API das primäre Produkt ist und nicht nur ein nachträglich angeflanschtes Add-on, ist heute ein strategisches K.O.-Kriterium.

Die schmerzhaften Grenzen der Konnektivität

Die Konsequenzen einer schlechten API-Strategie sind im Tagesgeschäft deutlich spürbar:

• E-Commerce & Marktplätze: Die Anbindung an ein neues Shopsystem (Stichwort: MACH-Architektur, Headless Commerce) oder das Onboarding eines neuen Online-Marktplatzes wird zu einem komplexen und teuren Individualprojekt, das Monate dauern kann.

• Business Intelligence & KI: Sie können die wertvollen Daten aus Ihrem PIM nur schwer in moderne BI-Tools oder KI-Anwendungen zur Datenanreicherung einspeisen.

• Interne Systeme: Selbst die Synchronisation mit dem eigenen ERP- oder CRM-System ist oft ein fragiles Konstrukt, das bei jeder Änderung zu zerbrechen droht.

Die paradoxe Folge: Daten werden wieder manuell per CSV- oder Excel-Dateien zwischen den Systemen hin- und hergeschoben. Das PIM, das einst angetreten ist, um Datensilos aufzubrechen, wird selbst zum größten und hartnäckigsten Silo in deiner IT-Landschaft. Wenn du dein PIM System wechseln, achte unbedingt auf einen Anbieter, der "API-First" nicht nur als Buzzword verwendet, sondern es lebt. Eine moderne, gut dokumentierte REST-API wie die von entitys ist die Grundvoraussetzung für die Agilität und Zukunftsfähigkeit deiner gesamten Systemarchitektur.

Warnsignal #3: Die User Experience bremst eure Fachabteilungen aus

Das beste und teuerste PIM-System ist eine Fehlinvestition, wenn die Menschen, die täglich damit arbeiten sollen, es meiden, wo sie nur können. Die Akzeptanz durch die Anwender in den Fachabteilungen – Produktmanagement, Marketing, E-Commerce – ist der entscheidende Faktor für die Datenqualität und die Effizienz Ihrer Prozesse.

Anzeichen für eine schlechte User Experience (UX)

Hör genau auf die Signale aus deinen Fachabteilungen:

• Hoher Schulungsaufwand: Neue Mitarbeiter benötigen wochenlange Schulungen, um mit dem PIM-System produktiv arbeiten zu können.

• Veraltete Oberflächen: Die Benutzeroberfläche erinnert an Software aus den frühen 2000er Jahren, ist nicht intuitiv, erfordert viele Klicks für einfache Aufgaben und ist nicht für die Nutzung im Webbrowser optimiert.

• Entstehung von "Schatten-IT": Das deutlichste Warnsignal ist, wenn Ihre Mitarbeiter anfangen, kritische Daten parallel in Excel-Listen zu pflegen, weil das PIM als zu kompliziert, zu langsam oder zu umständlich empfunden wird.

Die betriebswirtschaftlichen Kosten einer schlechten UX

Diese mangelnde Nutzerakzeptanz ist nicht nur ein Komfortproblem, sondern verursacht handfeste wirtschaftliche Schäden. Eine geringe Akzeptanz führt unweigerlich zu einer schlechten und inkonsistenten Datenqualität. Prozesse wie die Anlage eines neuen Produkts oder die Anreicherung von Marketingtexten verlangsamen sich dramatisch. Die Time-to-Market für neue Produkte oder die Expansion in neue Märkte leidet erheblich.

Moderne Mitarbeiter erwarten heute eine User Experience, die sie von zeitgemäßen Web-Anwendungen gewohnt sind: intuitiv, schnell, kollaborativ und von jedem Gerät aus über einen Browser zugänglich. Ein PIM System zu wechseln ist daher auch eine Investition in die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Eine moderne Plattform wie entitys wurde von Grund auf mit dem Fokus auf eine klare, intuitive und effiziente Benutzeroberfläche entwickelt. Das Ziel ist es, dass Fachanwender ohne monatelange Schulungen und Frustration produktiv arbeiten und die Verantwortung für "ihre" Daten gerne übernehmen.

Warnsignal #4: Neue Vertriebskanäle sind ein Jahresprojekt, kein Wochen-Sprint

In der heutigen digitalen Wirtschaft ist Geschwindigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die Fähigkeit, schnell auf neue Marktchancen zu reagieren – sei es die Erschließung eines neuen Online-Marktplatzes, die Belieferung eines B2B-Kundenportals oder die Expansion in ein neues Land mit einer neuen Sprache – ist erfolgskritisch. Wenn die Frage "Können wir unsere Produkte schnell auf dem neuen Marktplatz XY listen?" in deiner IT-Abteilung jedoch regelmäßig für Panik sorgt, hast du ein gravierendes Agilitätsproblem.

Starre Datenmodelle als Innovationsbremse

Die Ursache liegt meist in den starren Datenmodellen von Legacy-PIM-Systemen. Sie wurden oft mit einem fixen, unveränderlichen Datenmodell für einen ganz bestimmten Zweck konzipiert, zum Beispiel die Erstellung des jährlichen Print-Katalogs. Neue Anforderungen, wie die spezifischen Attribute für Otto.de, die Notwendigkeit von 360-Grad-Bildern für den neuen Webshop oder die zusätzlichen Pflichtfelder für den US-Markt, können in diesen starren Strukturen oft nur durch teure und langwierige Anpassungsprojekte durch den Hersteller oder einen externen Dienstleister umgesetzt werden.

Die Konsequenz: Dein Unternehmen verliert den Anschluss

Das Ergebnis ist eine lähmende Trägheit. Das Unternehmen kann nicht schnell und flexibel auf neue Marktchancen reagieren. Die dynamische Konkurrenz ist bereits seit Monaten auf dem neuen Kanal live und gewinnt Marktanteile, während Sie noch das Pflichtenheft für die PIM-Anpassung schreiben. Jede strategische Entscheidung des Vertriebs oder Marketings zieht ein langes und teures IT-Folgeprojekt nach sich.

Ein PIM System zu wechseln ist in diesem Fall eine Befreiung von diesen technologischen Fesseln. Das flexible Datenmodell einer modernen SaaS-Plattform wie entitys ist von Grund auf darauf ausgelegt, dass du als Unternehmen neue Attribute, Klassifikationen, Datenstrukturen und Exportkanäle selbstständig und ohne Programmierung anlegen kannst. Das ist der technische Kern von echter Business-Agilität.

Warnsignal #5: "Cloud-fähig" ist nicht dasselbe wie "Cloud-native"

Angesichts des unaufhaltsamen Trends zur Cloud versuchen viele Anbieter von traditioneller On-Premise-Software, ihre veraltete Architektur unter einem neuen Label zu verkaufen. Als CIO oder CDO ist es entscheidend, den Unterschied zwischen einer "cloud-fähigen" und einer echten "cloud-nativen" Lösung zu verstehen.

Der Trugschluss des "Lift & Shift"

Viele Anbieter von Legacy-PIM-Systemen bieten heute an, ihre alte, monolithische Anwendung einfach in einer privaten Cloud-Umgebung (z.B. auf einem Server bei AWS oder Azure) zu hosten. Dieser "Lift & Shift"-Ansatz klingt modern, löst aber keines der fundamentalen Probleme, die in den vorherigen vier Warnsignalen beschrieben wurden.

Die Nachteile der "falschen" Cloud bleiben bestehen:

• Keine automatischen Updates: Du bist weiterhin selbst für die Planung und Durchführung von teuren, risikoreichen Updates verantwortlich.

• Mangelnde Skalierbarkeit: Die Architektur ist nicht darauf ausgelegt, bei Lastspitzen automatisch zu skalieren. Du zahlst für konstante, hohe Ressourcen, auch wenn diese nur selten benötigt werden.

• Hohe Betriebskosten: Du tauschst nur die Kosten für den eigenen Serverraum gegen die Miete für einen Server in einem fremden Rechenzentrum. Die grundlegenden Kosten für Betrieb und Wartung bleiben.

Was "Cloud-native" für dich wirklich bedeutet

Eine echte Cloud-native SaaS-Anwendung wie entitys ist von Grund auf für die Cloud entwickelt worden. Sie basiert auf einer mandantenfähigen, service-orientierten Architektur. Das bedeutet für dich konkret:

• Immer auf dem neuesten Stand: Updates, neue Features und Sicherheitspatches werden vom Anbieter kontinuierlich und automatisch eingespielt.

• Elastische Skalierbarkeit: Das System passt sich automatisch an Ihre Bedürfnisse an.

• Geringere TCO: Du zahlst eine planbare Gebühr für die Nutzung der Software, nicht für den Betrieb der Infrastruktur.

Wenn du über einen PIM System Wechsel nachdenkst, fällst du nicht auf Marketing-Begriffe herein. Frag gezielt nach der Architektur. Nur eine echte Cloud-native SaaS-Plattform bietet dir die technologische Grundlage, um die Fesseln deines Altsystems wirklich hinter dich zu lassen.

Fazit: Befrei dein Wachstumspotenzial

Wenn du mehrere dieser fünf Warnsignale in deinem Unternehmen wiedererkennst, ist es an der Zeit zu handeln. Das Festhalten an einem veralteten PIM-System aus Angst vor den Kosten oder dem Aufwand einer Migration ist die teuerste Entscheidung, die du treffen kannst. Denn die wahren Kosten sind die verpassten Chancen, die mangelnde Agilität und die wachsende Frustration in deinen Teams.

Ein PIM System zu wechseln ist keine rein technische, sondern eine zutiefst strategische Entscheidung für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens. Es ist die bewusste Entscheidung, nicht länger die Vergangenheit zu verwalten, sondern aktiv die Zukunft zu gestalten.

Sieh die Migration nicht als unüberwindbare Hürde, sondern als die größte Chance, deine Produktdatenprozesse von Grund auf zu modernisieren und zu vereinfachen. Eine moderne, agile und cloud-native PIM-Plattform wie entitys setzt genau die budgetären und personellen Ressourcen frei, die du für echtes, nachhaltiges Wachstum benötigst.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum PIM System Wechsel

Was sind die größten Risiken, wenn wir unser PIM System wechseln?

Die größten Risiken bei einem PIM System Wechsel sind eine unzureichend geplante Datenmigration, die zu Datenverlust oder -fehlern führt, sowie eine schlechte Planung des Übergangs, die die operativen Prozesse stört. Ein erfahrener Partner minimiert diese Risiken durch einen strukturierten Prozess, der mit einem umfassenden Daten-Audit beginnt und klare, realistische Meilensteine für den Go-Live definiert, oft mit einer Phase des Parallelbetriebs.

Wie aufwendig ist die Datenmigration bei einem PIM System Wechsel?

Der Aufwand für die Datenmigration hängt stark von der Qualität und Struktur deiner Altdaten ab. Moderne PIM-Lösungen bieten jedoch flexible und oft KI-gestützte Import-Tools, die den Prozess im Vergleich zu früher stark vereinfachen und teilautomatisieren. Der PIM System Wechsel ist oft die beste Gelegenheit, die Datenqualität nicht nur zu übertragen, sondern grundlegend zu verbessern und Altlasten zu beseitigen.

Warum ist eine SaaS-Lösung beim PIM System wechseln oft die bessere Wahl?

Weil eine echte SaaS-Lösung die Gesamtbetriebskosten (TCO) signifikant senkt, indem sie unplanbare und hohe Ausgaben für Server-Infrastruktur, Wartung und aufwendige, manuelle Updates eliminiert. Zudem bieten SaaS-Lösungen eine deutlich höhere Flexibilität, automatische Skalierbarkeit und schnellere Innovationszyklen, da der Anbieter sich zentral um die gesamte technische Weiterentwicklung kümmert und du davon unmittelbar profitierst.

Worauf sollten wir bei der Auswahl eines neuen Anbieters für den PIM System Wechsel achten?

Achte bei der Auswahl vor allem auf einen konsequenten API-First-Ansatz für maximale Konnektivität, eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche, die von deinen Fachanwendern gerne genutzt wird, und ein flexibles Datenmodell, das du selbst anpassen kannst. Wähl einen Partner, der nicht nur eine Software verkauft, sondern auch eine klare, praxiserprobte Migrationsstrategie für den PIM System Wechsel anbietet.