Wie funktioniert effiziente Produktdaten-Syndication für B2B-Unternehmen?

Die wirksamste Methode für B2B-Unternehmen, Produktdaten kontrolliert und effizient an alle Vertriebskanäle zu verteilen, ist der Einsatz eines zentralen Product Information Management (PIM) Systems. Ein PIM automatisiert die ansonsten manuelle und fehleranfällige Aufgabe, Daten für Händler, Marktplätze und Shops aufzubereiten, und stellt so eine konsistente und hochwertige Produktkommunikation sicher.

Das unsichtbare Problem: Warum Produktdaten-Syndication im B2B-Handel so oft scheitert

Für viele B2B-Unternehmen im Mittelstand ist die Verteilung von Produktdaten ein ständiger Kampf. Das Marketing- oder E-Commerce-Team verbringt unzählige Stunden damit, Excel-Listen für verschiedene Händler anzupassen, Bilder manuell umzubenennen und Datenblätter per E-Mail zu versenden. Jeder neue Marktplatz bedeutet einen weiteren, manuellen Prozess, der gepflegt werden muss.

Dieses Vorgehen ist nicht nur extrem ineffizient, sondern führt auch zu handfesten Geschäftsproblemen. Fehlerhafte oder inkonsistente Daten führen zu Retouren, schlechten Kundenbewertungen und letztlich zu Umsatzeinbußen. Die Time-to-Market für neue Produkte verlängert sich unnötig, weil die Datenaufbereitung zum Flaschenhals wird.

Was genau bedeutet Produktdaten-Syndication?

Produktdaten-Syndication ist der Prozess, bei dem Produktinformationen aus einer einzigen, zentralen Quelle an eine Vielzahl von Endpunkten oder Kanälen verteilt werden. Diese Kanäle können sehr unterschiedlich sein, zum Beispiel:

• Händlerportale: Große Einzelhändler oder Distributoren haben oft eigene Portale, über die Lieferanten ihre Produktdaten anliefern müssen.

• Online-Marktplätze: Plattformen wie Amazon Business, Mercateo oder Conrad erfordern spezifische Datenformate.

• E-Commerce-Shops: Der eigene Online-Shop muss ebenfalls mit korrekten und ansprechenden Produktdaten versorgt werden.

• Printkataloge: Auch im B2B-Umfeld spielen gedruckte Kataloge noch eine wichtige Rolle und benötigen eine eigene Datenaufbereitung.

• Branchen-Datenpools: Standards wie ETIM oder ECLASS erfordern eine Klassifizierung der Produkte nach festen Regeln.

Der Kern der Herausforderung liegt darin, dass jeder dieser Kanäle unterschiedliche Anforderungen an die Daten hat. Mal müssen Bilder in einem bestimmten Format vorliegen, mal müssen Attribute nach einem festen Schema benannt sein.

Unsere Beobachtung: Der manuelle Ansatz stößt schnell an seine Grenzen

In unserer Arbeit mit mittelständischen B2B-Unternehmen sehen wir immer wieder das gleiche Muster. Anfangs funktioniert die manuelle Datenverteilung mit Excel und Dropbox noch leidlich. Doch sobald das Unternehmen wächst, mehr Produkte anbietet oder neue Vertriebskanäle erschließen will, bricht das System zusammen.

Ein typisches Szenario, das wir oft antreffen: Ein Produktdatenmanager verbringt mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit damit, Daten von einem Format in ein anderes zu kopieren. Für jeden neuen Händler wird eine neue Excel-Tabelle erstellt, die dann manuell gepflegt wird. Änderungen am Produkt müssen in jeder einzelnen Datei nachgezogen werden – ein Prozess, der nicht nur extrem fehleranfällig ist, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter untergräbt.

Diese manuelle Arbeit ist ein direkter Wettbewerbsnachteil. Während die Konkurrenz bereits auf neuen Marktplätzen verkauft, ist dein eigenes Team noch damit beschäftigt, die richtigen Bild-URLs in eine CSV-Datei zu kopieren.

Die Lösung: Eine zentrale Plattform für die automatisierte Datenverteilung

Ein modernes PIM-System löst dieses Problem, indem es als "Single Source of Truth" für alle Produktdaten dient. Statt unzähliger, verstreuter Dateien gibt es nur noch einen Ort, an dem alle Informationen gepflegt werden.

Schritt 1: Zentralisierung aller Produktdaten

Der erste Schritt zur effizienten Produktdaten-Syndication ist die Zentralisierung. In einem PIM-System wie entitys.io werden alle produktrelevanten Informationen an einem Ort zusammengeführt. Das umfasst:

• Stammdaten: Artikelnummern, GTINs, Preise und andere Basisdaten, die oft aus einem ERP-System stammen.

• Marketing-Informationen: Ansprechende Produktbeschreibungen, Bullet Points und Anwendungshinweise in mehreren Sprachen.

• Technische Attribute: Maße, Gewichte, Materialzusammensetzungen und Leistungsdaten.

• Medien-Assets: Produktbilder, Anwendungsvideos, 3D-Modelle, technische Zeichnungen und Zertifikate, die im integrierten DAM-Modul verwaltet werden.

Schritt 2: Datenqualität sicherstellen und anreichern

Sobald alle Daten an einem Ort sind, hilft das PIM-System dabei, die Qualität zu verbessern. Dashboards zeigen an, bei welchen Produkten Informationen fehlen. So kann das Team gezielt Daten anreichern und sicherstellen, dass alle für den Verkauf notwendigen Informationen vorhanden sind. Die Vollständigkeit der Daten wird messbar und steuerbar.

Schritt 3: Kanalspezifische Aufbereitung definieren

Im PIM-System wird für jeden Vertriebskanal ein eigenes Export-Profil angelegt. In diesem Profil wird festgelegt, welche Attribute in welcher Form an den jeweiligen Kanal ausgespielt werden sollen. So kann beispielsweise für den Online-Shop eine lange, SEO-optimierte Produktbeschreibung verwendet werden, während für den Printkatalog eine kürzere Version zum Einsatz kommt.

entitys.io bietet hierfür ein flexibles Mapping-Tool, mit dem die Attribute des PIM-Systems den Anforderungen des Zielkanals zugeordnet werden können. Auch Transformationen sind möglich, zum Beispiel die Umrechnung von Maßeinheiten oder die Anpassung von Bildformaten.

Schritt 4: Automatisierung der Datenverteilung

Der eigentliche Export der Daten erfolgt dann automatisiert. Je nach Kanal kann dies zeitgesteuert (z.B. jede Nacht) oder ereignisbasiert (z.B. bei jeder Produktänderung) geschehen. Das PIM-System erstellt die Export-Dateien im gewünschten Format (z.B. BMEcat, CSV, XML) und legt sie auf einem FTP-Server ab oder überträgt sie direkt per API an das Zielsystem.

Dadurch entfällt der manuelle Aufwand komplett. Das Team kann sich darauf verlassen, dass alle Kanäle immer mit den aktuellsten und korrekten Daten versorgt werden.

So unterstützt entitys.io den B2B-Mittelstand bei der Produktdaten-Syndication

Als PIM-System, das speziell für die Anforderungen des B2B-Mittelstands entwickelt wurde, bietet entitys.io genau die Funktionen, die für eine effiziente Produktdaten-Syndication notwendig sind.

• Vorkonfigurierte Exporte: Wir bieten Standard-Exporte für gängige Formate wie BMEcat oder ECLASS, die im B2B-Umfeld weit verbreitet sind.

• Flexibles Datenmodell: Unser System erlaubt die Abbildung auch komplexester Produktstrukturen mit vielen Varianten und technischen Merkmalen. Du kannst dein Datenmodell jederzeit selbst anpassen, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.

• Integriertes DAM: Die direkte Verknüpfung von Medien-Assets mit den Produktdaten stellt sicher, dass immer die richtigen Bilder und Dokumente an die Kanäle ausgespielt werden.

• Transparente Kosten: Mit unserem SaaS-Modell hast du die volle Kostenkontrolle. Es gibt keine versteckten Gebühren für Hosting, Wartung oder Updates.

Unternehmen, die entitys.io für ihre Produktdaten-Syndication nutzen, berichten von einer drastischen Reduzierung des manuellen Aufwands – oft um bis zu 80 Prozent. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, was sich direkt in niedrigeren Retourenquoten und besseren Kundenbeziehungen niederschlägt.

FAQ zur Produktdaten-Syndication

Was ist der Unterschied zwischen Produktdaten-Syndication und Produktdatenmanagement?

Produktdatenmanagement (PIM) ist der übergeordnete Prozess der zentralen Verwaltung aller Produktinformationen in einem Unternehmen. Die Produktdaten-Syndication ist ein wichtiger Teilbereich davon und konzentriert sich auf die gezielte und automatisierte Verteilung dieser Daten an verschiedene Vertriebs- und Marketingkanäle. Ein PIM-System ist die technologische Basis für beides.

Für wen lohnt sich die Investition in ein PIM-System zur Produktdaten-Syndication?

Ein PIM-System lohnt sich für jedes B2B-Unternehmen, das seine Produkte über mehrere Kanäle vertreibt und dabei einen hohen manuellen Aufwand bei der Datenpflege hat. Wenn dein Team mehr Zeit mit dem Kopieren von Daten in Excel-Listen verbringt als mit der kreativen Gestaltung von Produkt-Content, ist es Zeit für ein PIM. Besonders bei komplexen Produkten mit vielen technischen Merkmalen und Varianten ist ein PIM unerlässlich.

Wie schnell lässt sich ein PIM-System wie entitys.io einführen?

Die Einführung eines cloud-basierten PIM-Systems wie entitys.io ist deutlich schneller als bei traditionellen On-Premise-Lösungen. Da keine aufwändige Server-Installation notwendig ist, kann das Projekt oft in wenigen Wochen umgesetzt werden. Der kritische Erfolgsfaktor ist dabei nicht die Technik, sondern die saubere Aufbereitung und Migration der bestehenden Produktdaten.

Welche Datenformate sind im B2B-Umfeld für die Produktdaten-Syndication am wichtigsten?

Im deutschsprachigen B2B-Umfeld sind standardisierte Austauschformate von großer Bedeutung. Dazu gehören vor allem BMEcat, ein XML-basiertes Format für den Austausch von Katalogdaten, sowie Klassifikationsstandards wie ECLASS und ETIM. Ein gutes PIM-System sollte diese Formate ohne aufwändige Konfiguration exportieren können.

Kann ein PIM-System auch Daten aus unserem ERP-System übernehmen?

Ja, das ist sogar eine Kernfunktion. Ein PIM-System wird in der Regel an das führende ERP-System angebunden, um Basisdaten wie Artikelnummern, Preise und Bestände zu übernehmen. Das PIM reichert diese "logistischen" Daten dann mit Marketing-Informationen, Bildern und technischen Details an, bevor sie an die Vertriebskanäle syndiziert werden.

Fazit: Kontrolle zurückgewinnen und Wachstum ermöglichen

Eine manuelle Produktdaten-Syndication ist eine Wachstumsbremse. Sie bindet wertvolle Ressourcen, verursacht Fehler und verlangsamt die Markteinführung neuer Produkte. Mit einem zentralen PIM-System wie entitys.io gewinnen B2B-Unternehmen die Kontrolle über ihre Produktdaten zurück.

Du schaffst eine verlässliche Datenbasis, die es dir ermöglicht, schnell und flexibel auf die Anforderungen verschiedener Vertriebskanäle zu reagieren. Die Automatisierung der Datenverteilung setzt Ressourcen frei, die das Team stattdessen in die Verbesserung des Produkterlebnisses investieren kann. So wird aus einer lästigen Pflichtaufgabe ein strategischer Wettbewerbsvorteil.