Jenseits des Angebots: Die versteckten Kostentreiber eines PIM-Systems und wie du sie vermeidest

Die wahren, oft versteckten Kosten eines PIM-Systems vermeidest du, indem du eine transparente Total Cost of Ownership (TCO) Analyse durchführst, die über die initialen Lizenzgebühren hinausgeht. Berücksichtige dabei vor allem die schwer kalkulierbaren Ausgaben für die Integration von Drittsystemen, den internen Personalaufwand für Datenmigration und -pflege sowie die langfristigen Wartungskosten für individuelle Anpassungen. Ein modernes, flexibles SaaS-PIM mit klarem Preismodell minimiert diese Risiken am effektivsten.

Die Entscheidung für ein Product Information Management (PIM) System ist gefallen. Das Management ist überzeugt, das Budget ist grob umrissen, und die ersten Angebote von Softwareanbietern liegen auf dem Tisch. Auf dem Papier sieht alles klar aus: eine einmalige Einrichtungsgebühr, monatliche Lizenzkosten pro Benutzer, vielleicht noch ein Support-Paket. Doch genau hier beginnt für viele mittelständische Unternehmen eine Reise ins Ungewisse. Die Erfahrung zeigt, dass die auf dem Angebot ausgewiesenen Summen oft nur die Spitze des Eisbergs sind. Die wahren, oft schmerzhaften Kosten eines PIM-Projekts lauern im Verborgenen – in den Tiefen deiner IT-Landschaft, in den täglichen Prozessen deiner Mitarbeiter und in den unvorhergesehenen Anforderungen des Marktes.

Viele Unternehmen fokussieren sich bei der Budgetierung ausschließlich auf die externen Kosten für die Softwarelizenz und die Erstimplementierung durch einen Dienstleister. Sie übersehen dabei die massiven internen Ressourcen, die gebunden werden, die Komplexität der Anbindung an eine historisch gewachsene Systemlandschaft und die langfristigen Konsequenzen von scheinbar kleinen individuellen Anpassungen. Wenn nach einem Jahr der Go-Live immer noch nicht in Sicht ist, das Budget bereits gesprengt wurde und die Mitarbeiter frustriert sind, ist die Überraschung groß. Doch diese Kostenexplosion ist selten Pech, sondern meist das Ergebnis einer unvollständigen Planung, die die versteckten Kostentreiber ignoriert hat. Dieser Leitfaden nimmt dich mit unter die Wasseroberfläche. Wir leuchten in die dunklen Ecken deines PIM-Projekts und decken die drei größten versteckten Kostentreiber auf, damit du eine realistische, fundierte und nachhaltige Budgetentscheidung treffen kannst.

1. Die Integrationsfalle: Warum die Anbindung deiner Systemlandschaft das Budget sprengt

Der größte und am häufigsten unterschätzte Kostentreiber in jedem PIM-Projekt ist die Integration des Systems in deine bestehende IT-Infrastruktur. Ein PIM-System ist keine Insellösung. Sein ganzer Wert entfaltet sich erst, wenn es nahtlos mit den anderen zentralen Systemen deines Unternehmens kommuniziert. Doch genau diese Anbindung ist oft der Punkt, an dem die Kosten explodieren, weil die Komplexität der "letzten Meile" massiv unterschätzt wird.

Die trügerische Einfachheit von „Standard-Konnektoren“

Viele PIM-Anbieter werben mit einer langen Liste von „Standard-Konnektoren“ oder „Plug-and-play-Integrationen“ für gängige Systeme wie SAP, Shopware oder Salesforce. Das klingt verlockend und suggeriert, dass die Anbindung nur eine Sache von wenigen Klicks sei. Die Realität sieht in 9 von 10 Fällen anders aus. Diese Standard-Konnektoren sind oft nur für eine „Standard-Version“ des Zielsystems ausgelegt. Deine Systemlandschaft im Mittelstand ist aber selten Standard. Sie ist über Jahre organisch gewachsen und voller individueller Anpassungen, historisch bedingter Eigenheiten und spezifischer Workflows.

Ein typisches Praxisbeispiel aus unserer Erfahrung:
Ein mittelständischer Maschinenbauer entschied sich für ein PIM-System, das mit einem „Standard-SAP-Konnektor“ warb. Die Budgetplanung basierte auf der Annahme, dass die Produktdaten damit einfach aus dem ERP ins PIM fließen würden. In der Implementierungsphase stellte sich jedoch heraus:

• Das Unternehmen nutzte ein älteres, stark angepasstes SAP-Modul.

• Die Artikelnummern wurden nach einer Logik generiert, die der Konnektor nicht verstand.

• Kritische Informationen wie Materialspezifikationen waren nicht in den Standardfeldern, sondern in benutzerdefinierten „Z-Feldern“ hinterlegt, auf die der Konnektor keinen Zugriff hatte.

• Die Preis- und Verfügbarkeitslogik war extrem komplex und an spezifische Kundenvereinbarungen gekoppelt.

Das Ergebnis: Der „Standard-Konnektor“ war praktisch nutzlos. Die gesamte Integrationslogik musste in einem aufwendigen Individualprojekt von Grund auf neu entwickelt werden. Der dafür veranschlagte Posten von 10.000 Euro im ursprünglichen Angebot schwoll auf über 80.000 Euro an, und der Projektzeitplan verzögerte sich um sechs Monate.

Die wahren Treiber der Integrationskosten

Um diese Falle zu vermeiden, musst du die potenziellen Kostentreiber in deiner Systemlandschaft schonungslos analysieren, bevor du dich für einen Anbieter entscheidest.

1. Individuelle Anpassungen im ERP- und CRM-System:
Jede Abweichung vom Standard in deinen Kernsystemen ist ein potenzieller Kostentreiber. Hast du eigene Felder? Spezifische Workflows? Eigens programmierte Logiken? Jede dieser Anpassungen muss bei der PIM-Integration individuell berücksichtigt und nachgebaut werden.

2. Fehlende oder schlecht dokumentierte APIs:
Moderne Systeme kommunizieren über Programmierschnittstellen (APIs). Wenn dein ERP-System alt ist und keine moderne REST-API besitzt oder diese schlecht dokumentiert ist, wird die Anbindung zum Ratespiel für die Entwickler. Oft muss dann eine sogenannte „Middleware“ als Übersetzer zwischen den Systemen implementiert werden, was ein zusätzliches, kostspieliges IT-Projekt darstellt.

3. Datenqualität und -struktur im Quellsystem:
Die Qualität der Integration hängt direkt von der Qualität der Daten in deinen Quellsystemen ab. Wenn die Daten im ERP unstrukturiert, inkonsistent oder voller Fehler sind, kannst du sie nicht einfach ins PIM übertragen. Der Spruch „Garbage in, garbage out“ gilt hier absolut. Oft muss vor der eigentlichen PIM-Integration ein aufwendiges Datenbereinigungsprojekt im ERP-System vorgeschaltet werden, was im ursprünglichen PIM-Budget nie vorgesehen war.

4. Die Komplexität der Datenlogik:
Wie werden deine Preise berechnet? Gibt es komplexe Rabattstaffeln? Wie werden Produktvarianten und Konfigurationen abgebildet? Je komplexer diese Geschäftslogik in deinen bestehenden Systemen ist, desto aufwendiger wird es, sie in der Synchronisation mit dem PIM korrekt nachzubilden.

Wie du die Integrationsfalle vermeidest

• Führe ein Integrations-Audit durch, bevor du unterschreibst: Setze dich mit deiner IT-Abteilung und den Fachverantwortlichen zusammen und dokumentiere alle bestehenden Systeme, deren Anpassungsgrad und die verfügbaren Schnittstellen.

• Fordere einen Integrations-Workshop vom Anbieter: Lass dir nicht nur die Standard-Demo zeigen. Konfrontiere den potenziellen PIM-Anbieter mit den spezifischen Herausforderungen deiner Systemlandschaft. Ein seriöser Anbieter wird diese Analyse einfordern und dir auf dieser Basis ein realistisches Angebot für die Integration machen.

• Bevorzuge PIM-Systeme mit flexiblen Import- und Export-Werkzeugen: Ein System wie entitys.io, das über ein leistungsstarkes, per Benutzeroberfläche konfigurierbares Regelwerk für den Daten-Import und -Export verfügt, gibt dir mehr Kontrolle. Anstatt für jede kleine Anpassung einen Entwickler zu benötigen, kann dein eigenes Team viele Mapping- und Transformationsregeln selbst erstellen. Dies reduziert die Abhängigkeit von teuren Drittanbietern und macht dich agiler.

• Plane ein separates Budget für Datenbereinigung: Gehe realistisch davon aus, dass deine bestehenden Daten nicht perfekt sind. Plane von Anfang an Zeit und Ressourcen für die Bereinigung der Daten in den Quellsystemen ein.

Die Integration ist kein Nebenschauplatz, sondern das Herzstück deines PIM-Projekts. Eine realistische Einschätzung der Komplexität ist der wichtigste Schritt zu einem Budget, das am Ende auch eingehalten wird.

2. Der unsichtbare Eisberg: Interne Personalaufwände, die niemand auf dem Zettel hat

Der zweite große versteckte Kostentreiber sind die internen Personalaufwände. Viele Unternehmen budgetieren die externen Kosten für Software und Dienstleister, vergessen aber völlig, die Zeit zu berücksichtigen, die ihre eigenen Mitarbeiter in das Projekt investieren müssen. Diese internen Kosten können die externen Kosten leicht übersteigen und sind oft der Grund, warum PIM-Projekte das Tagesgeschäft lähmen und zu Frustration im Team führen.

Die Phasen eines PIM-Projekts und die gebundenen Ressourcen

Ein PIM-Projekt ist kein Selbstläufer. Es erfordert in jeder Phase die aktive Mitarbeit deiner besten Leute aus verschiedenen Abteilungen.

1. Phase: Auswahl und Konzeption (1-3 Monate)
Dies ist die Phase, in der das Fundament gelegt wird. Hier fallen die meisten internen Abstimmungsaufwände an.

• Projektmanagement: Dein interner Projektleiter wird einen erheblichen Teil seiner Zeit für die Koordination des Teams, die Kommunikation mit Anbietern und die Erstellung des Lastenhefts aufwenden. (ca. 20-30% seiner Arbeitszeit)

• Workshops zur Anforderungsanalyse: Das gesamte Kernteam (IT, Marketing, Produktmanagement, Vertrieb) wird in mehreren Workshops zusammenkommen müssen, um die aktuellen Prozesse zu analysieren und die Ziele zu definieren. Das sind schnell 5-10 Manntage, die dem Tagesgeschäft entzogen werden.

• Anbieterauswahl: Die Teilnahme an Demos, die Prüfung von Angeboten und die Gespräche mit Referenzkunden binden ebenfalls das gesamte Kernteam.

2. Phase: Datenmigration und -bereinigung (2-6 Monate)
Dies ist die arbeitsintensivste Phase und der Punkt, an dem die internen Kosten oft explodieren. Die Annahme, der externe Dienstleister würde sich schon um die Daten kümmern, ist ein fataler Trugschluss. Der Dienstleister kann die Technik bereitstellen, aber die inhaltliche Verantwortung für die Daten liegt immer bei dir.

• Daten-Mapping und -Strukturierung: Dein Produktmanagement und deine IT müssen definieren, welche Daten aus den alten Systemen in welche neuen Felder im PIM gemappt werden sollen. Sie müssen das neue, zukunftsfähige Datenmodell entwerfen.

• Manuelle Datenbereinigung: Es wird unweigerlich Daten geben, die so unstrukturiert sind, dass sie nicht automatisch migriert werden können. Hier müssen Mitarbeiter, oft Werkstudenten oder das Marketing-Team, hunderte oder tausende von Datensätzen manuell sichten, korrigieren und für den Import vorbereiten. Dieser Aufwand wird fast immer dramatisch unterschätzt.

• Validierung und Test-Importe: Nach jedem Test-Import müssen deine Fachexperten die Daten im PIM prüfen und Feedback geben. Dies sind iterative Schleifen, die viel Zeit kosten.

3. Phase: Implementierung und Schulung (1-2 Monate)
Auch wenn der Anbieter die technische Implementierung übernimmt, ist dein Team gefordert.

• Systemkonfiguration: Dein Team muss die Workflows, Benutzerrollen und Berechtigungen im PIM-System nach euren Bedürfnissen konfigurieren.

• Schulung und Change Management: Der Projektleiter und die Key-User müssen geschult werden und dieses Wissen dann als Multiplikatoren ins Unternehmen tragen. Es müssen neue Prozessdokumentationen erstellt und kommuniziert werden. Der Widerstand gegen neue Arbeitsweisen muss aktiv gemanagt werden.

4. Phase: Laufender Betrieb
Auch nach dem Go-Live ist die Arbeit nicht vorbei. Ein PIM-System ist ein lebendes System, das kontinuierlich gepflegt werden muss.

• Daten-Governance: Der definierte „PIM-Owner“ oder „Data Steward“ wird einen signifikanten Teil seiner Arbeitszeit (oft 25-50%) für die Überwachung der Datenqualität, die Weiterentwicklung des Datenmodells und die Unterstützung der Anwender aufwenden müssen. Diese Rolle muss fest im Stellenplan verankert und budgetiert werden.

• Laufende Datenpflege: Die Anreicherung neuer Produkte und die Aktualisierung bestehender Daten ist eine kontinuierliche Aufgabe für das Produktmanagement und Marketing.

Wie du die internen Kosten realistisch kalkulierst

Höre auf, die Zeit deiner Mitarbeiter als „sowieso da“ zu betrachten. Jede Stunde, die ein Mitarbeiter in das PIM-Projekt investiert, fehlt im operativen Geschäft.

• Führe eine ehrliche Ressourcenschätzung durch: Gehe die oben genannten Phasen durch und schätze den Zeitaufwand für jeden beteiligten Mitarbeiter. Multipliziere diese Stunden mit einem realistischen internen Stundensatz.

• Plane Puffer ein: Ein PIM-Projekt deckt oft alte Probleme in den Prozessen und der Datenqualität auf. Plane mindestens 20-30% Puffer für unvorhergesehene Aufräumarbeiten ein.

• Schaffe dedizierte Ressourcen: Wenn möglich, stelle den Projektleiter und die Key-User für die heißen Phasen des Projekts teilweise oder vollständig vom Tagesgeschäft frei. Dies beschleunigt das Projekt und reduziert die Belastung für die Mitarbeiter.

• Wähle ein benutzerfreundliches System: Die Komplexität des PIM-Systems hat einen direkten Einfluss auf die internen Kosten. Ein System mit einer steilen Lernkurve erfordert mehr Schulungsaufwand und führt zu einer langsameren Adaption. Ein intuitives, modernes SaaS-PIM wie entitys.io senkt die internen Kosten, weil die Mitarbeiter schneller produktiv sind und viele Konfigurationen selbst vornehmen können, ohne auf die IT oder externe Berater angewiesen zu sein.

Indem du die internen Aufwände von Anfang an als realen Kostenblock in dein Budget einplanst, schaffst du nicht nur eine realistische finanzielle Grundlage, sondern auch das notwendige Bewusstsein im Management für die Bedeutung dieses internen Engagements.

3. Die Customizing-Zeitbombe: Wenn Flexibilität zur Kostenfalle wird

Der dritte große versteckte Kostentreiber ist das Customizing, also die individuelle Anpassung des PIM-Systems an spezifische Unternehmenswünsche. Der Wunsch nach einer perfekt auf die eigenen, historisch gewachsenen Prozesse zugeschnittenen Software ist verständlich. Doch jede Abweichung vom Standard des PIM-Systems ist eine Hypothek auf die Zukunft, die oft erst Jahre später mit hohen Zinsen zurückgezahlt werden muss.

Der Unterschied zwischen Konfiguration und Customizing

Es ist entscheidend, diese beiden Begriffe zu unterscheiden:

• Konfiguration: Du nutzt die im Standard des PIM-Systems vorgesehenen Werkzeuge, um das System an deine Bedürfnisse anzupassen. Du erstellst neue Attribute, definierst eigene Workflows mit dem Workflow-Editor oder passt die Benutzerrollen an. Du bewegst dich dabei immer innerhalb des vom Hersteller vorgesehenen Rahmens.

• Customizing: Ein Entwickler greift in den Quellcode des PIM-Systems ein, um eine Funktion zu ändern oder eine komplett neue Funktion zu programmieren, die im Standard nicht vorgesehen ist. Du verlässt den vom Hersteller vorgesehenen Weg.

Während Konfiguration der gewünschte und notwendige Weg ist, um ein PIM-System zum Leben zu erwecken, ist Customizing ein riskanter und teurer Pfad, der nur in absoluten Ausnahmefällen beschritten werden sollte.

Warum Customizing zur tickenden Zeitbombe wird

Die initialen Kosten für die Programmierung einer Individualanpassung sind oft nur der Anfang. Die wahren Kosten entfalten sich über den gesamten Lebenszyklus der Software.

1. Explodierende Update- und Wartungskosten:
Dies ist der größte Schmerzpunkt. Der Hersteller deines PIM-Systems entwickelt die Software kontinuierlich weiter und veröffentlicht regelmäßig Updates mit neuen Funktionen, Sicherheits-Patches und Bugfixes. Wenn du ein Standard-System nutzt, kannst du diese Updates einfach einspielen. Wenn du jedoch den Quellcode hast anpassen lassen, ist jedes Update ein riskantes Manöver.

• Inkompatibilität: Deine individuelle Anpassung ist möglicherweise nicht mit der neuen Version des PIM-Systems kompatibel.

• Aufwendige Nachtests: Nach jedem Update musst du nicht nur die Standardfunktionen, sondern auch deine individuelle Anpassung aufwendig testen, um sicherzustellen, dass sie noch funktioniert.

• Teure Anpassung der Anpassung: Oft muss deine Individualprogrammierung bei jedem größeren Update des PIM-Systems ebenfalls von einem Entwickler angepasst und auf die neue Version gehoben werden.

Diese Update-Aufwände führen dazu, dass viele Unternehmen mit angepassten Systemen auf veralteten Versionen festsitzen. Sie können nicht von neuen Innovationen des Herstellers profitieren und setzen sich gleichzeitig einem erhöhten Sicherheitsrisiko aus.

2. Abhängigkeit von externen Dienstleistern und Entwicklern:
Eine Individualanpassung schafft eine starke Abhängigkeit. Du bist auf den einen Entwickler oder das eine Systemhaus angewiesen, das die Anpassung ursprünglich programmiert hat. Wenn dieser Dienstleister die Preise erhöht, seine Prioritäten ändert oder der verantwortliche Entwickler das Unternehmen verlässt, hast du ein massives Problem. Du sitzt auf einer „Black Box“, die niemand sonst versteht oder warten kann.

3. Mangelnde Skalierbarkeit und Flexibilität:
Eine heute brillant erscheinende Individuallösung kann sich morgen als Bremse für deine Geschäftsentwicklung erweisen. Was passiert, wenn du einen neuen Geschäftsbereich erschließt oder deine Prozesse grundlegend ändern möchtest? Eine starre, fest einprogrammierte Sonderfunktion lässt sich oft nur schwer an neue Gegebenheiten anpassen und verhindert die notwendige Agilität.

Wie du die Customizing-Falle vermeidest

• Hinterfrage deine Prozesse, nicht die Software („Process follows System“): Oft ist der Wunsch nach einer individuellen Anpassung nur ein Symptom dafür, dass man an einem alten, ineffizienten Prozess festhalten möchte. Nutze die PIM-Einführung als Chance, deine eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und sie an die bewährten Best-Practice-Standards anzupassen, die die Software vorgibt. Es ist fast immer günstiger und nachhaltiger, den eigenen Prozess zu ändern, als die Software zu verbiegen.

• Wähle ein hoch-konfigurierbares PIM-System: Anstatt nach einem System zu suchen, das du anpassen kannst, suche nach einem, das du nicht anpassen musst. Moderne SaaS-PIM-Systeme wie entitys.io sind darauf ausgelegt, ein Höchstmaß an Flexibilität durch Konfiguration zu ermöglichen. Du kannst das Datenmodell, die Benutzeroberfläche und die Import/Export-Prozesse flexibel per Klick anpassen, ohne jemals in den Code eingreifen zu müssen.

• Setze auf eine API-First-Architektur: Wenn du wirklich eine spezielle Funktion benötigst (z.B. die Anbindung an ein exotisches Drittsystem), sollte dies über die offizielle API des PIM-Systems in einer separaten Anwendung (Middleware) geschehen, nicht durch eine Änderung am Kernsystem. So bleibt dein PIM-System update-fähig, und die Sonderlogik ist sauber gekapselt.

• Wenn Customizing, dann nur mit Exit-Strategie: Wenn es absolut unumgänglich ist, eine Anpassung am Kern vorzunehmen, stelle sicher, dass sie sauber dokumentiert ist und dass du vertraglich die Rechte am Quellcode erhältst. Plane die zukünftigen Wartungskosten von Anfang an in deine TCO-Berechnung ein.

Die Verlockung des perfekten, maßgeschneiderten Systems ist groß. Doch die langfristige Stabilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit, die dir ein System im Standard bietet, ist fast immer die wirtschaftlich klügere Entscheidung.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu versteckten PIM-Kosten

Was ist in der Regel der größte einzelne versteckte Kostenblock in einem PIM-Projekt?
Die Integration in eine bestehende, individuell angepasste IT-Landschaft, insbesondere die Anbindung an ältere ERP-Systeme, ist fast immer der größte unvorhergesehene Kostentreiber, der das ursprüngliche Budget sprengen kann.

Wie kann ich die internen Personalaufwände für die Datenmigration reduzieren?
Du kannst den Aufwand reduzieren, indem du frühzeitig ein Daten-Audit durchführst, klare Verantwortlichkeiten definierst und ein PIM-System mit benutzerfreundlichen Import-Werkzeugen und Validierungsregeln wählst, das dein Team bei der Bereinigung unterstützt.

Ist ein SaaS-PIM-System immer die günstigere Wahl, um versteckte Kosten zu vermeiden?
In den meisten Fällen ja. Ein transparentes SaaS-Modell eliminiert die versteckten Kosten für Server-Infrastruktur, Wartung und Updates. Wichtig ist jedoch, auch hier auf die Flexibilität der Konfiguration und die Fairness der Skalierungs-Kosten (z.B. für neue Benutzer oder Kanäle) zu achten.

Fazit: Transparenz ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen PIM-Projekt

Die Einführung eines PIM-Systems ist eine der wichtigsten strategischen Investitionen für die Digitalisierung deines Unternehmens. Damit dieses Projekt ein Erfolg wird und im Budget bleibt, ist es unerlässlich, von Anfang an volle Transparenz über alle potenziellen Kosten zu schaffen. Die Fokussierung allein auf die offensichtlichen Lizenzkosten ist ein sicherer Weg in die Budgetfalle.

Die wahren Kostentreiber – die komplexe Integration in deine gewachsene Systemlandschaft, die massiven internen Personalaufwände für Datenmigration und -pflege und die langfristigen Wartungskosten für individuelle Anpassungen – müssen von Beginn an identifiziert, realistisch kalkuliert und im Gesamtbudget berücksichtigt werden. Indem du diese versteckten Treiber ins Licht holst, verwandelst du Unsicherheiten in planbare Größen.

Die Wahl des richtigen PIM-Modells und Anbieters ist dabei dein stärkster Hebel. Ein modernes, hoch-konfigurierbares SaaS-PIM wie entitys.io, das speziell für die pragmatischen Bedürfnisse des Mittelstands entwickelt wurde, minimiert viele dieser Risiken von vornherein. Es ersetzt teures Customizing durch flexible Konfiguration, reduziert den Integrationsaufwand durch moderne APIs und senkt die internen Kosten durch eine intuitive Benutzeroberfläche. So schaffst du nicht nur eine transparente Kostengrundlage, sondern legst auch das Fundament für ein agiles, zukunftsfähiges und letztlich erfolgreiches Produktdatenmanagement.