Cloud-PIM: Was ein echtes Cloud-System auszeichnet — und worauf du bei der Auswahl achten musst

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Cloud-PIM ist ein Product-Information-Management-System, das vollständig im Browser läuft: keine eigene Server-Infrastruktur, keine Installationen, keine Wartungsfenster.

• Nicht jedes "Cloud-PIM" ist cloud-native. Achte auf vier Merkmale: Multi-Tenant-Architektur, automatische Updates, API-first und echte Browser-Bedienung ohne Client-Software.

• Die wichtigsten Auswahlkriterien: Hosting-Standort und DSGVO-Konformität, Datenexport ohne Lock-in, Skalierbarkeit und kurze Release-Zyklen.

• Auch ein On-Premise-ERP lässt sich aus der Cloud anbinden — per API, Middleware oder Dateiaustausch. Das ist Standard, kein Sonderfall.

• Die reine Kostenrechnung Cloud vs. eigener Server findest du im Detail unter SaaS vs. On-Premise: Total Cost of Ownership.

Was ist ein Cloud-PIM?

Ein Cloud-PIM ist ein PIM-System, das als Software-as-a-Service betrieben wird: Der Anbieter hostet die Anwendung, du nutzt sie im Browser und zahlst eine monatliche Gebühr. Produktdaten, Medien, Klassifikationen und Exporte liegen zentral in der Cloud — jeder im Team arbeitet auf demselben Datenstand, egal ob im Büro, im Homeoffice oder am Messestand.

Für den B2B-Mittelstand ist das der praktikabelste Weg zu einem PIM: Es gibt keine Server zu beschaffen, keine Datenbank zu administrieren und kein Update-Projekt alle zwei Jahre. Ob es auch der wirtschaftlichste Weg ist, hängt vom Einzelfall ab — die vollständige Kostenrechnung inklusive versteckter Posten haben wir im Artikel SaaS vs. On-Premise: Total Cost of Ownership durchgerechnet. Hier geht es um die praktische Seite: Woran erkennst du ein echtes Cloud-PIM, worauf musst du bei der Auswahl achten, und wie sicher sind deine Daten dort wirklich?

Echtes Cloud-PIM oder nur Cloud-Verpackung?

"Cloud" steht heute in fast jeder PIM-Broschüre. Dahinter verbergen sich aber zwei sehr unterschiedliche Dinge: Systeme, die von Anfang an für die Cloud entwickelt wurden — und klassische On-Premise-Software, die ein Hosting-Partner auf einem gemieteten Server betreibt. Beides nennt sich Cloud, im Alltag trennt die beiden Modelle eine Menge.

Die vier Prüffragen für jede Anbieterdemo:

1. Multi-Tenant? Frag, ob alle Kunden auf derselben Plattformversion arbeiten. Wenn jeder Kunde eine eigene Installation hat, kaufst du die Update-Problematik von On-Premise mit — nur auf fremden Servern.

2. Updates ohne Wartungsfenster? Lass dir zeigen, wie das letzte Release eingespielt wurde. "Wir planen das Upgrade gemeinsam mit Ihnen" ist die höfliche Umschreibung für ein Upgrade-Projekt.

3. API-first? Bitte um die öffentliche API-Dokumentation. Wenn es keine gibt oder nur "auf Anfrage", ist jede spätere Integration ein Beratungsprojekt.

4. Browser-only? Öffne das System selbst im Browser — ohne Installation, ohne VPN. Was du in der Demo nicht selbst klicken darfst, wirst du später auch nicht selbst bedienen.

Auswahlkriterien: Worauf du bei einem Cloud-PIM achten solltest

1. Hosting-Standort und DSGVO

Kläre als Erstes, wo deine Daten physisch liegen und welchem Recht der Betreiber unterliegt. Für die meisten Mittelständler im DACH-Raum ist ein Rechenzentrum in Deutschland oder der EU die einfachste Antwort auf die DSGVO-Frage — inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und klar geregelter Subunternehmer. entitys hostet in Deutschland in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum; genau diese beiden Angaben (Standort und Zertifizierung) solltest du dir von jedem Anbieter schriftlich geben lassen.

2. Datenexport und kein Lock-in

Deine Produktdaten sind dein Kapital — sie dürfen nie im System gefangen sein. Prüfe vor Vertragsschluss, ob du jederzeit einen vollständigen Export ziehen kannst: alle Merkmale, Klassifikationen, Medien und Relationen, in offenen Formaten (CSV, Excel, BMEcat, JSON via API). Ein Anbieter, der beim Thema Export ausweicht, plant mit deiner Abhängigkeit.

3. Skalierung

Ein Cloud-PIM sollte mit dir wachsen, ohne dass du über Hardware nachdenken musst: mehr Artikel, mehr Sprachen, mehr Nutzer, mehr Ausgabekanäle. Frag konkret, ob es Grenzen bei Artikelzahl oder API-Aufrufen gibt und was deren Überschreitung kostet. Zur Einordnung: In der entitys-Cloud liegen bereits über 20 Millionen klassifizierte Produktdatensätze.

4. Release-Zyklen und Roadmap

Der große Vorteil eines Multi-Tenant-Systems ist, dass du neue Funktionen automatisch bekommst. Das nützt dir aber nur, wenn der Anbieter auch liefert. Sieh dir an, wie oft Releases erscheinen und ob es eine öffentliche Roadmap gibt. Bei Standards ist das besonders relevant: Wer ETIM- und eCLASS-Versionen erst Monate nach Release unterstützt, bremst deine Kataloge aus. entitys ist eCLASS Gold Preferred Partner — Standard-Updates sind Teil der Plattform, kein Zusatzprojekt.

5. Transparente Preise

Cloud heißt planbare Kosten — aber nur, wenn der Anbieter seine Preise offenlegt. Versteckte Posten wie Aufpreise für API-Zugriff, zusätzliche Nutzer oder Exportformate machen aus der Monatsgebühr schnell eine Blackbox. Eine Übersicht, welche Kostenblöcke bei PIM-Projekten typischerweise anfallen, findest du unter PIM-Kosten im Überblick; die entitys-Preise stehen öffentlich auf der Preisseite — Einstieg ab 1.590 € pro Monat.

Wie sicher sind Produktdaten in der Cloud?

Die Intuition vieler Entscheider lautet: "Auf unserem eigenen Server — oder in unserer Excel-Datei — sind die Daten sicherer, weil sie bei uns liegen." Diese Intuition führt in die Irre. Die Excel-Datei auf dem Fileserver wird per Mail an Agenturen und Händler verschickt, liegt in fünf Versionen in verschiedenen Postfächern und hat weder Zugriffskontrolle noch Änderungshistorie. Der selbst betriebene Server ist genau so sicher, wie die eigene IT ihn patcht — und Produktdaten-Sicherheit steht in einer mittelständischen IT-Abteilung selten oben auf der Liste.

Ein professioneller Cloud-Betreiber macht dagegen nichts anderes, als genau diese eine Plattform abzusichern: verschlüsselte Übertragung, tägliche Backups, Monitoring, getestete Wiederherstellung. Dazu kommt ein Punkt, der oft übersehen wird: Produktdaten sind in der Regel keine Geheimdaten — sie sollen in Shops, Katalogen und Marktplätzen veröffentlicht werden. Das eigentliche Risiko ist nicht der Diebstahl, sondern Datenverlust und unkontrollierter Wildwuchs.

Ehrlich bleibt die Frage trotzdem berechtigt — und sie richtet sich an den Anbieter. Diese Anforderungen solltest du stellen:

• Zertifiziertes Rechenzentrum: ISO 27001 als Mindeststandard, Standort in Deutschland oder der EU.

• Verschlüsselung: Übertragung per TLS, Daten verschlüsselt gespeichert.

• Backups und Wiederherstellung: automatische Backups mit dokumentierten Wiederherstellungszeiten.

• Rollen und Rechte: feingranulare Berechtigungen statt "alle dürfen alles" — das ist der Sicherheitsgewinn gegenüber der Excel-Liste.

• AVV und Transparenz: Auftragsverarbeitungsvertrag, benannte Subunternehmer, klarer Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

Cloud-PIM und On-Premise-ERP: passt das zusammen?

Der häufigste Einwand gegen ein Cloud-PIM im Mittelstand: "Unser ERP läuft on-premise — dann muss das PIM doch auch bei uns laufen." Muss es nicht. Die Kombination aus Cloud-PIM und lokalem ERP ist in der Praxis der Normalfall, und es gibt drei bewährte Wege, sie zu verbinden:

1. Direkte API-Anbindung: Das ERP (oder ein kleiner Konnektor in deinem Netzwerk) schiebt Stammdaten wie Artikelnummern und Preise per API ins PIM. Wichtig: Die Verbindung geht von innen nach außen — dein ERP muss dafür nicht aus dem Internet erreichbar sein.

2. Middleware / iPaaS: Eine Integrationsplattform übersetzt zwischen beiden Systemen, übernimmt Mapping und Fehlerbehandlung. Sinnvoll, wenn mehrere Systeme im Spiel sind oder das ERP keine brauchbare API hat.

3. Dateiaustausch: Das ERP exportiert regelmäßig CSV- oder Excel-Dateien, das PIM importiert sie automatisiert. Unspektakulär, aber robust — und für viele Mittelständler der pragmatische Start.

Entscheidend ist die saubere Arbeitsteilung: Das ERP bleibt führend für Logistik- und Preisdaten, das PIM für alles, was den Kunden erreicht — Beschreibungen, Merkmale, Klassifikationen, Medien. Wie du diese Aufgabenteilung konkret aufsetzt, zeigt der Artikel PIM und ERP kombinieren.

Wann On-Premise (noch) die richtige Wahl ist

So klar die Vorteile der Cloud für die meisten Mittelständler sind — es gibt Konstellationen, in denen On-Premise weiterhin die richtige Antwort ist:

• Harte regulatorische Vorgaben: Wenn interne Richtlinien, Konzernvorgaben oder Kunden aus dem Verteidigungs- und Hochsicherheitsumfeld den Betrieb im eigenen Rechenzentrum zwingend vorschreiben, ist die Diskussion beendet — dann zählt Compliance vor Komfort.

• Kein verlässliches Internet am Standort: Ein Browser-System braucht eine stabile Verbindung. Produktionsstandorte ohne belastbare Anbindung sind selten geworden, aber es gibt sie.

• Tiefe Individualentwicklung als bewusste Strategie: Wer das PIM als Kern einer selbst entwickelten Systemlandschaft versteht und ein eigenes Entwicklungsteam dauerhaft dafür einplant, kann mit einer On-Premise-Plattform glücklich werden — bezahlt dafür aber mit Betriebs- und Upgrade-Verantwortung.

• Vorhandene, ausgelastete IT-Infrastruktur mit freien Kapazitäten: In seltenen Fällen rechnet sich Eigenbetrieb, wenn Rechenzentrum, Personal und Prozesse ohnehin vorhanden sind und das PIM nur "mitläuft".

Wichtig: "Wir haben schon einen Server im Keller" ist für sich genommen kein Grund. Ob sich Eigenbetrieb wirklich rechnet, entscheidet die Gesamtkostenrechnung über mehrere Jahre — mit Hardware, Personal, Upgrades und Ausfallrisiko. Genau diese Rechnung führen wir im Artikel SaaS vs. On-Premise: Total Cost of Ownership Schritt für Schritt durch.

Cloud-PIM einführen: schneller als du denkst

Ein praktischer Nebeneffekt der Cloud: Die Einführung startet am Tag der Vertragsunterschrift, nicht nach Wochen der Server-Beschaffung. Bei entitys läuft die komplette Einführung in 6 bis 13 Wochen, strukturiert in 5 Sprints — Ramp-up, Datenmodell, Datenimport, Export & Anbindung, Schulung & Go-Live. Branchenüblich sind für PIM-Projekte 5 bis 12 Monate. Der Unterschied liegt nicht nur in der Cloud selbst, sondern im Self-Service-Ansatz: Fachanwender bauen Datenmodell und Exporte selbst, statt jede Änderung bei einem Implementierungspartner zu beauftragen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-PIM und SaaS-PIM?

Im Alltag werden beide Begriffe synonym verwendet. Genau genommen beschreibt SaaS das Geschäftsmodell (Software gegen laufende Gebühr, Betrieb beim Anbieter), Cloud die Betriebsform. Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern ob das System cloud-native ist: Multi-Tenant, automatische Updates, API-first, Browser-only.

Wo werden die Daten gehostet?

Das hängt vom Anbieter ab — und genau deshalb gehört die Frage in jede Ausschreibung. entitys hostet in Deutschland in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Lass dir Standort und Zertifizierung von jedem Anbieter schriftlich bestätigen.

Sind meine Produktdaten in der Cloud sicher?

Bei einem professionellen Anbieter in der Regel sicherer als auf einem selbst betriebenen Server oder in verteilten Excel-Dateien: zertifiziertes Rechenzentrum, verschlüsselte Übertragung, automatische Backups und feingranulare Zugriffsrechte statt Datei-Wildwuchs. Prüfen solltest du trotzdem: ISO 27001, Hosting-Standort, Backup-Konzept und AVV.

Kann ich ein Cloud-PIM an mein On-Premise-ERP anbinden?

Ja, das ist der Normalfall im Mittelstand. Die drei bewährten Wege sind direkte API-Anbindung (Verbindung von innen nach außen, das ERP muss nicht aus dem Internet erreichbar sein), Middleware oder automatisierter Dateiaustausch per CSV/Excel.

Was kostet ein Cloud-PIM?

Cloud-PIM-Systeme werden monatlich lizenziert; die Spannbreite am Markt ist groß und hängt von Artikelzahl, Nutzern und Funktionsumfang ab. entitys veröffentlicht seine Preise transparent auf der Preisseite, der Einstieg liegt bei 1.590 € pro Monat. Welche Kostenblöcke du insgesamt einplanen solltest, zeigt PIM-Kosten im Überblick.

Fazit: Cloud-PIM ist der Standard — mit offenen Augen ausgewählt

Für den B2B-Mittelstand ist das Cloud-PIM heute der Standardweg: kein Infrastrukturprojekt, laufende Updates, planbare Kosten und eine Einführung in Wochen statt Monaten. Die Aufgabe verschiebt sich von "Können wir das betreiben?" zu "Wählen wir den richtigen Anbieter?" — mit klaren Kriterien: cloud-native Architektur, Hosting in Deutschland oder der EU, jederzeitiger Datenexport und verlässliche Release-Zyklen.

Du willst wissen, wie ein Cloud-PIM konkret zu deiner Systemlandschaft und deinem ERP passt? Sprich mit uns — wir schauen uns deine Ausgangslage gemeinsam an.