SaaS vs. On-Premise: Total Cost of Ownership ehrlich gerechnet
Was SaaS und On-Premise über 5 Jahre wirklich kosten – mit konkreter Beispielrechnung und den versteckten Kosten beider Modelle.
Genau vor dieser Frage stehen viele Unternehmen, wenn sie eine neue Software für ihre Produktinformationen auswählen: SaaS oder On-Premise? Und was kostet welches Modell wirklich, wenn man ehrlich rechnet?
Die Antwort steckt nicht im Listenpreis, sondern in der Total Cost of Ownership (TCO): allen Kosten, die eine Software über ihre gesamte Nutzungsdauer verursacht. Genau die schauen wir uns hier an, inklusive einer konkreten 5-Jahres-Beispielrechnung.
SaaS
SaaS steht für Software as a Service und bedeutet, dass sowohl die Software als auch die Infrastruktur durch den entsprechenden Anbieter betrieben werden. Du rufst die Leistung in der Regel über den Browser ab und musst dich um nichts Weiteres kümmern. Lediglich eine monatliche Gebühr, eine (idealerweise schnelle) Internetverbindung und ein Laptop sind notwendig. Ein gutes Beispiel aus dem Alltag ist Netflix: Man zahlt eine monatliche Gebühr und nutzt den Service am Laptop, TV oder Smartphone.
On-Premise
On-Premise, oder um im gleichen Jargon zu bleiben: Software as a Product, ist die „alte" Art, Software zu nutzen und zu entwickeln. Konkrete Release-Versionen werden per Download oder Lizenzvertrag gekauft und stehen dann zur freien Verwendung zur Verfügung. Zusätzlich fallen in der Regel Wartungsgebühren von etwa 20 bis 25 % der initialen Lizenzkosten pro Jahr an. Die Software wird selbstständig in der eigenen IT-Infrastruktur installiert und muss auch dort gewartet werden. Es werden also eigene Mitarbeiter oder Dienstleister benötigt, um die Software zu betreuen. Ein gutes Beispiel ist Microsoft Office, bevor Microsoft mit Office 365 auf ein Abo-Modell umgestiegen ist: CD mit Produktschlüssel kaufen, unbegrenzt nutzen, dafür nie neue Funktionen ohne neuen Kauf.
Der Markt hat diese Frage übrigens längst weitgehend beantwortet: Gartner prognostizierte für 2025 weltweite Ausgaben für Public-Cloud-Services von rund 723 Mrd. US-Dollar, und Software ist laut Gartner 2026 die am schnellsten wachsende IT-Ausgabenkategorie. Neue Business-Anwendungen werden heute überwiegend als SaaS eingeführt. Trotzdem lohnt sich der ehrliche Blick auf die Kosten, denn „alle machen es" ist kein Argument.
Vorteile von SaaS-Lösungen
Die Unterschiede zwischen SaaS und On-Premise sind schnell verstanden. Aber gibt es eine Form der Software-Delivery, die besser als die andere ist, oder sind beide gleichauf?
Wir haben uns die zentralen Vorteile von SaaS-Lösungen angeschaut.
IT-Administration
Als Nutzer einer SaaS-Lösung brauchst du keine eigene IT-Administration für das System. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass das Endgerät der Wahl mit dem Internet verbunden ist und über einen aktuellen Browser verfügt.
Wird Software selbst installiert und gehostet, muss neben der Funktionsfähigkeit der Software auch die darunterliegende Infrastruktur administriert werden. Kommt es zu Ausfällen bei der Infrastruktur, sind automatisch auch alle Software-Instanzen betroffen.
IT-Infrastruktur
Ebenfalls entfällt bei SaaS der Betrieb und die Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur. Neben Kosten für die Wartung der Hardware und die Software-Administration sind allein die Energiekosten nicht zu unterschätzen. Professionelle SaaS-Anbieter heben hier deutliche Skaleneffekte und nutzen jede kWh effizient.
IT-Sicherheit
Immer mehr Unternehmen werden Opfer von Cyber-Attacken, oft in Form von Ransomware. Bei solchen Attacken werden in der Regel lokale Computer durch z. B. E-Mail-Anhänge infiziert. Diese infizieren dann die angeschlossene Infrastruktur und können zu erheblichen Schäden und Zeitverlusten führen.
Als Nutzer einer SaaS-Lösung übernimmt a) der Anbieter die Wartung seiner Infrastruktur und stellt sicher, dass alle Systeme bestmöglich gegen Cyber-Attacken geschützt sind, und b) sind lokale Computer nicht direkt mit der Infrastruktur des Anbieters verbunden und können diese nicht infizieren. Wird ein Unternehmen Opfer einer Attacke, können im Zweifel die Laptops ausgetauscht und die Arbeit in den SaaS-Lösungen unterbrechungsfrei fortgeführt werden.
Implementierungsgeschwindigkeit
Ein wichtiger Faktor bei der Bewertung verschiedener Software-Lösungen ist Zeit. Viele kennen die aufwändigen, monatelangen Implementierungsprojekte von z. B. ERP-Software. Bei On-Premise-PIM-Projekten sind 5 bis 12 Monate bis zum Go-Live branchenüblich. Eine Cloud-Lösung steht dagegen sofort bereit: Das initiale technische Setup entfällt, und die Einführung konzentriert sich auf das, was wirklich zählt: Datenmodell, Datenimport und Anbindung. Bei entitys dauert die komplette Einführung 6 bis 13 Wochen, strukturiert in 5 Sprints von Ramp-up bis Go-Live. Wie so ein Projekt konkret abläuft, zeigt unser Projektplan für die ersten 100 Tage.
Updates
Ein weiterer nicht unerheblicher Faktor sind Updates und neue Funktionen. Nicht wenige Unternehmen waren zunächst mit ihrer On-Premise-Lösung sehr glücklich, hatte sie doch alle benötigten Features, haben dann aber schnell gemerkt, dass gerade im Bereich Software die Zeit sehr schnell voranschreitet. Oft führt das zu kostspieligen Update-Projekten oder im Worst Case zu einer veralteten Software, die nicht mehr viel bietet, um sich vom Wettbewerb abzusetzen.
Insbesondere die kontinuierliche Bereitstellung von Updates und neuen Features, Stichwort KI-Funktionen, die sich aktuell im Monatsrhythmus weiterentwickeln, führt zu einem zeitlichen und sicherheitsrelevanten Vorteil, den releaseabhängige On-Premise-Lösungen nicht ausgleichen können.
Total Cost of Ownership: die Kostenblöcke im Vergleich
Die Vorteile von SaaS-Lösungen sind schnell verstanden. Doch wie verhält es sich beim Thema Kosten? Sind diese doch einer der Haupttreiber bei der Entscheidungsfindung von Software-Projekten. Können SaaS-Lösungen hier mithalten, oder sind On-Premise-Lösungen bei den Kosten haushoch überlegen?
Setup-Kosten
Setup-Kosten fallen für echte Multi-Tenant-SaaS-Lösungen in der Regel nicht an. Hier wird im System einfach ein neues Unternehmen inklusive Zugangsdaten angelegt. Eine aufwändige Installation wie bei On-Premise oder das Hosting bei AWS oder Azure wie bei Single-Tenant-Lösungen ist nicht erforderlich.
Laufende Kosten
Auch die laufenden Kosten beschränken sich bei SaaS auf kleinere IT-Tätigkeiten, etwa beim Konfigurieren der Firewall. Weitere laufende und undurchsichtige Kosten wie die Wartung der IT-Infrastruktur oder Energiekosten fallen nicht an.
Kosten der Systemnutzung
Bei den Kosten der Systemnutzung werden bei On-Premise-Lösungen meistens sogenannte Wartungskosten veranschlagt, bei SaaS-Lösungen entsprechende Abo-Gebühren. Da die Abo-Gebühren in der Regel höher als die reinen Wartungskosten sind (sie beinhalten ja auch Strom, Wartung, Infrastruktur, Updates, Administration etc.), tappen viele Entscheider in die Falle, Wartungskosten mit Abo-Gebühren gleichzusetzen. Das ist der häufigste Rechenfehler in TCO-Vergleichen.
Update-Kosten
Update-Kosten fallen bei SaaS-Lösungen nicht an. Nutzer profitieren immer von der neuesten Version, ohne für ein neues Release zu zahlen und ohne den Aufwand des Release-Wechsels zu tragen. Ein Major-Update einer On-Premise-Lösung kostet dagegen einmalig oft 30 bis 50 % des initialen Investments, dazu kommen Aufwand und Risiko der Installation selbst.
Skalierung
Für On-Premise-Lösungen wird ein gewisser Preis für einen fixen Funktionsumfang veranschlagt. Anders ist es auch nicht möglich, denn einmal bereitgestellt, können die Nutzer das System vollumfänglich nutzen. Der klare Vorteil einer SaaS-Lösung ist, dass die Systeme skalierbar sind: Abo-Gebühren richten sich nach Nutzern, Datensätzen oder Leistungsumfang. Du kannst klein anfangen und entsprechend den realen Bedarfen skalieren.
Die 5-Jahres-Rechnung: ein konkretes Beispiel
Genug Theorie. Rechnen wir das Ganze einmal durch, und zwar für ein realistisches Szenario: ein mittelständisches Unternehmen, etwa ein Hersteller oder Händler mit rund 20.000 Artikeln und 10 Anwendern im PIM. Auf der SaaS-Seite rechnen wir mit dem entitys-Einstiegspreis ab 1.590 € pro Monat. Auf der On-Premise-Seite mit branchenüblichen Spannen: einmalige Lizenz von 40.000 bis 80.000 €, jährliche Wartung von 20 bis 25 % der Lizenz, Implementierung durch einen Dienstleister mit dem 1- bis 1,5-Fachen der Lizenzkosten, eigene Server- und Backup-Infrastruktur sowie ein Viertel bis eine halbe IT-Stelle für Betrieb und Betreuung (bei ca. 80.000 € Vollkosten pro Jahr und FTE).
Kostenblock (5 Jahre) | SaaS (z. B. entitys, ab 1.590 €/Monat) | On-Premise (realistische Spanne) |
|---|---|---|
Lizenz / Subscription | 95.400 € (60 × 1.590 €) | 40.000 – 80.000 € einmalig + 40.000 – 100.000 € Wartung (20 – 25 % p. a.) |
Implementierung | einmaliges Onboarding in 6 – 13 Wochen, je nach Umfang ca. 10.000 – 25.000 € | 40.000 – 120.000 € (Dienstleisterprojekt, 5 – 12 Monate) |
Hardware / Hosting | 0 € (im Abo enthalten) | 25.000 – 60.000 € (Server, Storage, Backup, Strom bzw. IaaS) |
Internes IT-Personal | ca. 5.000 – 10.000 € (User-Verwaltung, Schnittstellen-Pflege) | 100.000 – 200.000 € (0,25 – 0,5 FTE für Betrieb, Patches, Monitoring) |
Major-Upgrades | 0 € (kontinuierliche Updates inklusive) | 25.000 – 60.000 € (mind. 1 Release-Wechsel in 5 Jahren, 30 – 50 % des Invests) |
Ausfall- und Sicherheitsrisiko | liegt vertraglich beim Anbieter (SLA) | liegt bei dir; Risikopuffer für Ausfälle und Security-Vorfälle einplanen |
Summe über 5 Jahre | ca. 110.000 – 130.000 € | ca. 270.000 – 620.000 € |
Wichtig zur Einordnung: Das ist eine modellhafte Rechnung mit transparent hergeleiteten Annahmen, kein Angebot. Je nach Anbieter, Funktionsumfang und Verhandlungsgeschick verschieben sich einzelne Blöcke. Aber die Struktur bleibt: Bei On-Premise steckt der Löwenanteil der Kosten nicht in der Lizenz, sondern in Implementierung, Betrieb und Personal, also genau in den Positionen, die im Angebot nicht auftauchen. Eine detaillierte Aufschlüsselung aller PIM-Kostenblöcke findest du in unserem Artikel PIM-Kosten im Überblick.
Versteckte Kosten: bei beiden Modellen genau hinschauen
Und jetzt der Teil, den viele Anbieter-Vergleiche weglassen: Auch SaaS hat versteckte Kosten. Wer nur die Sonnenseite rechnet, trifft keine gute Entscheidung.
Versteckte Kosten bei SaaS
Preiserhöhungen: Abo-Preise sind nicht in Stein gemeißelt. Viele Anbieter erhöhen regelmäßig, teils deutlich. Achte auf Preisgleitklauseln im Vertrag und darauf, ob der Anbieter seine Preise überhaupt öffentlich macht.
Nutzungsabhängige Skalierung: Was bei 10 Nutzern günstig ist, kann bei 50 Nutzern oder wachsenden Datenmengen teuer werden. Rechne dein Wachstumsszenario durch, nicht nur den Status quo.
Exit-Kosten: Deine Daten liegen beim Anbieter. Prüfe vor Vertragsschluss, wie du sie vollständig und in offenen Formaten exportieren kannst. Ein sauberer Export ist deine Versicherung gegen Lock-in.
Add-ons und Module: Manche Lösungen locken mit günstigem Einstieg, jede relevante Funktion kostet dann extra. Vergleiche immer den Preis für den Funktionsumfang, den du wirklich brauchst.
Versteckte Kosten bei On-Premise
Personalabhängigkeit: Das System läuft nur so gut wie die Person, die es betreut. Kündigt der Admin oder der Entwickler des Implementierungspartners, kaufst du das Wissen teuer neu ein.
Security und Patches: Jede Sicherheitslücke ist dein Problem, jedes verschobene Patch-Fenster dein Risiko. Diese Aufwände tauchen in keinem Angebot auf, fallen aber jeden Monat an.
Upgrade-Stau: Weil Release-Wechsel teuer sind, werden sie verschoben. Je länger, desto teurer und riskanter wird der Sprung. Viele Unternehmen sitzen so jahrelang auf veralteten Versionen fest.
Opportunitätskosten: Jeder Tag, den deine IT mit Serverbetrieb verbringt, fehlt für Projekte, die dein Geschäft voranbringen.
Noch mehr solcher Positionen, von Datenmigration bis Schulungsaufwand, haben wir im Artikel Versteckte PIM-Kosten zusammengetragen. Und wenn du die Investition intern gegenüber der Geschäftsführung oder dem CFO begründen musst, hilft dir unser PIM-Leitfaden für CFOs mit der passenden Business-Case-Argumentation.
Fazit
Welches Modell letztendlich gewählt wird, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Aber seien wir ehrlich: Es gibt nur noch wenige Anforderungen, etwa strikte regulatorische Vorgaben zur Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum, die heute eine On-Premise-Lösung attraktiver als eine SaaS-Lösung erscheinen lassen. In der 5-Jahres-Betrachtung liegt SaaS im Mittelstands-Szenario typischerweise um den Faktor 2 bis 4 unter den On-Premise-Gesamtkosten, und zwar bei planbaren statt versteckten Kosten. Entscheidend ist, dass du bei beiden Modellen die volle Rechnung aufmachst: Lizenz, Implementierung, Betrieb, Personal, Upgrades und Risiko. Wer nur Listenpreise vergleicht, vergleicht Äpfel mit Bäumen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Total Cost of Ownership (TCO)?
Die Total Cost of Ownership umfasst alle Kosten, die eine Software über ihre gesamte Nutzungsdauer verursacht: Lizenz bzw. Subscription, Implementierung, Hardware, Betrieb, internes Personal, Upgrades und kalkulatorische Risiken. Nur auf dieser Basis lassen sich SaaS und On-Premise fair vergleichen.
Ist SaaS über 5 Jahre wirklich günstiger als On-Premise?
In den meisten Mittelstands-Szenarien ja, weil bei On-Premise Implementierung, eigene Infrastruktur, IT-Personal und Release-Wechsel dazukommen. In unserer Beispielrechnung liegt SaaS bei ca. 110.000 bis 130.000 € über 5 Jahre, On-Premise bei ca. 270.000 bis 620.000 €. Die genauen Zahlen hängen vom Einzelfall ab, die Struktur des Unterschieds nicht.
Wann ist On-Premise trotzdem die richtige Wahl?
Wenn regulatorische oder unternehmensinterne Vorgaben zwingend eine Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum verlangen oder tiefgreifende Eigenentwicklungen am Systemkern nötig sind. Dann solltest du die Mehrkosten aber bewusst einpreisen, statt sie zu ignorieren.
Welche versteckten Kosten hat SaaS?
Vor allem Preiserhöhungen über die Laufzeit, nutzungsabhängige Skalierung der Gebühren, kostenpflichtige Zusatzmodule und Exit-Kosten beim Anbieterwechsel. Achte auf öffentliche Preise, klare Vertragsbedingungen und vollständige Export-Möglichkeiten deiner Daten.
Was kostet ein SaaS-PIM konkret?
Bei entitys startet der Einstieg ab 1.590 € pro Monat, die Preise sind öffentlich einsehbar. Die komplette Einführung dauert 6 bis 13 Wochen in 5 strukturierten Sprints, während bei klassischen PIM-Projekten 5 bis 12 Monate branchenüblich sind.
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