PIM und Business Central: Arbeitsteilung, Anbindung und Stolpersteine
Warum die Artikelkarte in Business Central kein PIM ersetzt – und wie du beide Systeme ohne Fertig-Plugin sauber verbindest.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist im Mittelstand angekommen: Als Nachfolger von Navision ist es für viele Unternehmen zwischen 20 und 500 Mitarbeitern das ERP der Wahl. Und genau dort taucht früher oder später dieselbe Frage auf: Wo pflegen wir eigentlich unsere Produktinhalte? Denn die Artikelkarte in Business Central ist eine Logistik- und Buchhaltungssicht auf den Artikel – keine Marketing-Sicht. Dieser Artikel zeigt, wie die Arbeitsteilung zwischen PIM und Business Central aussieht, welche Anbindungswege realistisch sind und wo die typischen Stolpersteine liegen.
Das Wichtigste in Kürze
Business Central führt die kaufmännischen Artikeldaten: Artikelnummern, Preise, Bestände, Buchungsgruppen. Dafür ist es gebaut.
Ein PIM führt die Produktkommunikation: Beschreibungstexte, Medien, Klassifikationen wie eCLASS und ETIM, Kanalvarianten und Übersetzungen.
Die Anbindung läuft über Standard-Schnittstellen: Business Central bringt REST-APIs und OData-Webservices mit; alternativ funktionieren Dateiexporte. entitys bindet Business Central darüber generisch an – per API oder Export über die Integrationsplattform, ohne dass du ein separates ERP-Projekt brauchst.
Der häufigste Stolperstein: Varianten. Business Central bildet Varianten über einen einzelnen Variantencode ab – ein PIM über mehrdimensionale Merkmale. Dieses Mapping musst du einmal sauber definieren.
Warum Business-Central-Nutzer ein PIM suchen
Business Central macht seinen Job gut: Einkauf, Verkauf, Lager, Buchhaltung – alles an einem Ort, in der Cloud, mit vertretbaren Lizenzkosten. Deshalb wächst es im Mittelstand so stark. Aber die Artikelkarte beantwortet die Frage „Was kostet der Artikel, wo liegt er, wie wird er gebucht?“ – nicht die Frage „Wie verkaufe ich ihn?“
Konkret stoßen Business-Central-Nutzer an vier Grenzen:
Texte: Es gibt eine Beschreibungszeile und ein Marketingtext-Feld – aber keine strukturierten Kurz-, Lang- und Kanaltexte, keine SEO-Texte pro Shop, keine redaktionellen Freigabeprozesse.
Medien: Die Artikelkarte hält im Standard ein Bild pro Artikel. Produktbilder in mehreren Ansichten, Datenblätter, Montagevideos, Zertifikate – dafür ist Business Central nicht gedacht.
Varianten: Varianten funktionieren über einen einzelnen Variantencode pro Artikel. Kombinationen wie Farbe × Größe × Material musst du in diesen einen Code hineinkodieren – Merkmalspflege auf Variantenebene ist im Standard stark begrenzt.
Klassifikation: eCLASS, ETIM oder kundenspezifische Warengruppen deiner Großabnehmer kennt Business Central nicht. Sobald ein Kunde einen BMEcat mit ETIM-Merkmalen verlangt, brauchst du ein System, das Klassifikationsstandards nativ beherrscht.
Nichts davon ist ein Mangel von Business Central – es ist schlicht nicht dessen Aufgabe. Die Grundsatzfrage, welches System welche Daten führt, haben wir im Artikel PIM und ERP kombinieren ausführlich beantwortet. Hier geht es um die Business-Central-Spezifik.
Arbeitsteilung: Was Business Central führt – und was das PIM
Die wichtigste Entscheidung im Projekt ist die Datenhoheit: Für jedes Feld muss klar sein, welches System führt. Bewährt hat sich diese Aufteilung:
Datenart | Führendes System | Warum |
|---|---|---|
Artikelnummer, Artikelanlage | Business Central | Die Artikelnummer ist der gemeinsame Schlüssel; sie entsteht im ERP mit dem kaufmännischen Anlageprozess. |
Preise, Konditionen, Staffeln | Business Central | Preisfindung hängt an Debitoren, Rabattgruppen und Buchhaltung. |
Bestände, Lagerorte, Dispo | Business Central | Logistik ist Kernkompetenz des ERP. |
Buchungsgruppen, Steuer, Intrastat | Business Central | Rein kaufmännische Daten, gehören ins ERP. |
Beschreibungs- und Marketingtexte | PIM | Strukturierte Texte je Kanal und Zielgruppe, mit Freigabe-Workflow. |
Bilder, Datenblätter, Videos | PIM | Mehrere Assets pro Produkt und Variante, versioniert und kanalgerecht. |
eCLASS, ETIM, Kundenklassifikationen | PIM | Klassifikationsstandards mit Merkmalleisten sind PIM-Kernfunktion. |
Kanalvarianten (Shop, Marktplatz, Katalog) | PIM | Ein Produkt, viele Ausspielungen – das ERP kennt nur eine Sicht. |
Übersetzungen | PIM | Sprachvarianten aller Inhalte zentral gepflegt statt in Feldern verstreut. |
Die Regel dahinter: Business Central bleibt die Quelle für alles, was gebucht wird. Das PIM wird die Quelle für alles, was kommuniziert wird. Wie du diese Stammdaten-Hoheit grundsätzlich organisierst, liest du im Leitfaden Stammdatenmanagement.
Wann Business Central allein (noch) reicht
Nicht jeder Business-Central-Nutzer braucht sofort ein PIM. Ehrliche Antwort: Business Central allein reicht, solange diese Punkte zutreffen:
Du hast wenige hundert Artikel mit geringer Variantenkomplexität – und die Beschreibungszeile plus ein Bild genügen deinen Kanälen.
Du bedienst einen einzigen Ausgabekanal, etwa nur den Direktvertrieb mit Angeboten aus dem ERP.
Kein Kunde und kein Marktplatz verlangt klassifizierte Daten nach eCLASS oder ETIM oder einen elektronischen Katalog.
Du verkaufst nur in einer Sprache.
Sobald einer dieser Punkte kippt – der erste Kunde fordert einen BMEcat, der Webshop kommt dazu, das Sortiment wächst über ein paar tausend Artikel, der Export verlangt Übersetzungen – beginnt die Excel-Schatten-IT neben dem ERP. Das ist der Moment, in dem sich ein PIM-System rechnet: Unsere Kunden berichten von bis zu 70 % weniger Zeitaufwand in der Datenpflege und bis zu 99 % weniger Datenfehlern.
Anbindungswege: So kommen die Daten von Business Central ins PIM
Die gute Nachricht: Business Central ist als Cloud-ERP vergleichsweise offen. Drei Wege haben sich bewährt – der Aufwand steigt von unten nach oben, die Automatisierung auch.
1. Dateiexport
Der pragmatische Einstieg: Artikelstammdaten aus Business Central als Excel- oder CSV-Datei exportieren (etwa über Konfigurationspakete oder Listen-Exporte) und ins PIM importieren. Das reicht für die Erstbefüllung und für Sortimente, die sich selten ändern. Nachteil: kein automatischer Abgleich – neue Artikel kommen erst mit dem nächsten Export an.
2. Business-Central-APIs und OData
Business Central bringt eine dokumentierte REST-API (v2.0) und OData-V4-Webservices mit. Darüber lassen sich Artikel, Varianten und Bilder maschinenlesbar abrufen – die Basis für einen regelmäßigen, automatisierten Abgleich: Neue Artikel aus Business Central landen im PIM, angereicherte Daten fließen bei Bedarf zurück oder direkt in die Kanäle.
3. Middleware / Integrationsplattform
Wenn mehrere Systeme im Spiel sind (ERP, PIM, Shop, Marktplatz), lohnt eine Integrationsschicht, die Formate mappt, Feldzuordnungen zentral verwaltet und Läufe überwacht. entitys bindet Business Central genau so an: über die Integrationsplattform, per API oder Datei-Export/-Import – generisch konfiguriert auf dein Feld-Mapping statt als starres Fertig-Plugin. Das hat einen praktischen Vorteil: Du bist nicht davon abhängig, dass ein Konnektor exakt zu deiner Business-Central-Version und deinen Extensions passt.
Zum Vergleich: Bei SAP-Anbindungen ist die Ausgangslage deutlich komplexer – warum, liest du im Artikel PIM und SAP integrieren. Business Central ist dagegen für den Mittelstand einer der dankbarsten ERP-Anbindungsfälle.
Typische Stolpersteine bei Business Central + PIM
„Dimensionen“ sind nicht das, was du denkst
In Business Central sind „Dimensionen“ ein Controlling-Konzept (Kostenstellen, Projekte) – keine Produktdimensionen wie Farbe oder Größe. Produktvarianten laufen über den Variantencode. Wer aus der PIM-Welt kommt, stolpert hier fast immer über die Begriffe. Kläre im Mapping-Workshop zuerst das Vokabular.
Varianten-Mapping: ein Code gegen viele Merkmale
Business Central kennt pro Variante genau einen Variantencode (z. B. „ROT-42“), das PIM dagegen strukturierte Merkmale (Farbe = Rot, Größe = 42). Die Übersetzungsregel zwischen beidem – wie der Code aufgebaut ist, was bei neuen Ausprägungen passiert – muss einmal sauber definiert werden, sonst laufen die Systeme auseinander.
Einheiten und Verpackungsstufen
Business Central rechnet mit eigenen Einheitencodes (Stück, Karton, Palette samt Umrechnungsfaktoren). Kataloge und Klassifikationen erwarten dagegen normierte Einheiten – ETIM und eCLASS definieren eigene Einheitenlisten. Lege die Einheiten-Zuordnung früh fest, sonst scheitert der erste Katalogexport an „STK“ vs. „C62“.
Medien nicht ins ERP quetschen
Der Reflex, Bilder doch irgendwie an die Artikelkarte zu hängen, führt in die Sackgasse: ein Bild pro Artikel, keine Varianten-Assets, keine Formate je Kanal. Medien gehören von Anfang an ins PIM bzw. dessen Medienverwaltung.
In 4 Schritten zum PIM neben Business Central
Datenhoheit festlegen: Geh die Tabelle oben Feld für Feld durch und entscheide, was Business Central führt und was das PIM. Die Artikelnummer ist der gemeinsame Schlüssel.
Datenmodell im PIM aufbauen: Merkmale, Varianten-Logik, Klassifikationen. Als eCLASS Gold Preferred Partner liefert entitys die Standards mit; über 20 Millionen bereits klassifizierte Produktdatensätze in der Cloud beschleunigen die Erstklassifikation – bis zu 80 % Aufwandsreduktion durch vorklassifizierte Datensätze.
Anbindung einrichten: Erstbefüllung per Export, danach regelmäßiger Abgleich über API oder Datei-Läufe über die Integrationsplattform – so automatisiert, wie dein Änderungsvolumen es verlangt.
Kanäle ausspielen: Shop, Marktplätze, BMEcat/Kundenkataloge, Print – aus dem PIM, mit den kaufmännischen Daten aus Business Central.
Mit entitys dauert die komplette Einführung 6 bis 13 Wochen in 5 Sprints (Ramp-up, Datenmodell, Datenimport, Export & Anbindung, Schulung & Go-Live) – branchenüblich sind 5 bis 12 Monate. Und weil entitys Self-Service-PIM ist, richten deine Fachanwender Mapping und Exporte selbst ein, ohne Implementierungspartner auf der Uhr.
Häufig gestellte Fragen
Hat Business Central ein eingebautes PIM?
Nein. Business Central verwaltet Artikelstammdaten aus kaufmännischer Sicht (Nummern, Preise, Bestände, Buchung) und bietet einzelne Felder für Beschreibung, Attribute und ein Bild. Strukturierte Produktkommunikation – Kanaltexte, Medienverwaltung, eCLASS/ETIM, Übersetzungen – ist nicht Teil des ERP.
Gibt es ein fertiges entitys-Plugin für Business Central?
Nein, und das ist Absicht: entitys bindet Business Central über die Integrationsplattform an – per API oder Datei-Export/-Import, konfiguriert auf dein konkretes Feld-Mapping. Damit bist du unabhängig von Versionen, Extensions und Konnektor-Roadmaps eines Plugins.
Welches System sollte führend sein – Business Central oder das PIM?
Beide, je nach Datenart: Business Central führt Artikelnummer, Preise, Bestände und alles Kaufmännische; das PIM führt Texte, Medien, Klassifikationen, Kanalvarianten und Übersetzungen. Wichtig ist nur, dass die Hoheit pro Feld eindeutig geregelt ist.
Wie kommen die Artikel aus Business Central ins PIM?
Für die Erstbefüllung reicht meist ein Excel-/CSV-Export. Für den laufenden Betrieb nutzt du die Business-Central-REST-API oder OData-Webservices für einen automatisierten Abgleich – neue Artikel landen dann ohne Handarbeit im PIM.
Was kostet ein PIM zusätzlich zu Business Central?
entitys startet ab 1.590 € pro Monat – die Preise sind öffentlich einsehbar. Dem gegenüber steht der Aufwand, den Excel-Pflege neben dem ERP verursacht: Unsere Kunden sparen bis zu 70 % Zeitaufwand in der Datenpflege.
Du nutzt Business Central und willst wissen, wie die Anbindung für dein Sortiment konkret aussieht? Dann lass uns 30 Minuten über dein Setup sprechen – vereinbare hier ein Gespräch.
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