PIM-Implementierung: Der Projektplan für die ersten 100 Tage

Die Entscheidung für ein neues Product Information Management (PIM) System ist oft das Ergebnis monatelanger Marktanalysen und zäher Budgetverhandlungen. Endlich liegt der Vertrag auf dem Tisch. Doch kaum ist die Tinte trocken, beginnt die eigentlich kritische Phase: die Implementierung. Die Angst vor langen Projektlaufzeiten, Budgetüberschreitungen und mangelnder Akzeptanz im Team ist real – und sie ist der Grund, warum du für die ersten 100 Tage einen präzisen Projektplan brauchst.

Genau den bekommst du hier: eine erprobte Roadmap in drei Phasen, die die Lücke zwischen Kaufentscheidung und erfolgreichem Go-Live schließt. Falls du noch mitten in der Systementscheidung steckst, hilft dir vorher unser Guide zur PIM-Auswahl.

Das Wichtigste in Kürze

• Die ersten 100 Tage gliedern sich in drei Phasen: Daten-Audit & Governance (Tage 1–30), System-Setup & ERP-Anbindung (Tage 31–70), Training & Go-Live (Tage 71–100).

• Branchenüblich dauert eine PIM-Implementierung 5 bis 12 Monate. Mit einem Self-Service-PIM wie entitys ist die komplette Einführung in 6 bis 13 Wochen realistisch – in 5 Sprints.

• Der wichtigste Erfolgsfaktor liegt vor der Migration: Datenqualität und Verantwortlichkeiten klären, bevor die erste Zeile Daten ins System fließt.

• Der Go-Live ist kein Endpunkt: KPIs, Feedback-Schleifen und regelmäßige Reviews sichern den langfristigen Nutzen.

Warum die ersten 100 Tage über den Projekterfolg entscheiden

Nach der Vertragsunterzeichnung fühlen sich viele Verantwortliche erleichtert – und gleichzeitig etwas ratlos. Die Technik ist gekauft, aber wie geht es jetzt genau weiter? Viele Unternehmen sind gut darin, Probleme zu analysieren und eine Lösung auszuwählen, aber weniger geübt darin, den Übergang von der Theorie zur Praxis systematisch zu gestalten.

Dabei gilt: Fehler in dieser frühen Phase schlagen sich später exponentiell in Kosten, Verzögerungen und Frustration nieder. Ein klarer, schrittweiser Plan verwandelt die Unsicherheit in messbaren Fortschritt – und schafft die Akzeptanz, die jedes PIM-Projekt zum Leben braucht.

Phase 1: Daten-Audit, Bereinigung und Governance (Tage 1–30)

Der erste Monat ist entscheidend, um ein solides Fundament zu legen. Er wirkt weniger glamourös als der Go-Live, ist aber der wichtigste Garant für nachhaltigen Erfolg.

Daten-Audit: Die Wahrheit über deine Produktdaten

Bevor du auch nur eine Zeile Daten migrierst, musst du wissen, wo du stehst. Viele Unternehmen stellen in dieser Phase fest, dass ihre Produktdaten deutlich verstreuter sind als angenommen: im ERP, in unzähligen Excel-Listen auf Netzlaufwerken, in lokalen Marketing-Ordnern und in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Dass sich das Aufräumen lohnt, belegen die Zahlen: Laut Gartner kostet schlechte Datenqualität Unternehmen im Schnitt 12,9 Millionen US-Dollar pro Jahr, und rund 40 % der Retouren gehen laut einer Shotfarm-Studie auf schlechte Produktdaten zurück.

Das Audit beantwortet vier Fragen:

• Datenquellen: Wo werden produktrelevante Informationen aktuell gespeichert und gepflegt?

• Datenlücken: Welche Attribute fehlen für die angestrebten Vertriebskanäle?

• Inkonsistenzen und Dubletten: Welche Informationen widersprechen sich, was ist doppelt gepflegt?

• Qualitätslevel: Wie vollständig, korrekt und aktuell sind die Daten? (Wie du das misst, zeigt unser Leitfaden zur Produktdatenqualität.)

Datenbereinigung: Garbage in, garbage out

Auf Basis des Audits beginnt die Aufräumarbeit – sonst wird dein PIM zum teuren Spiegel deiner bestehenden Probleme. Ziel ist eine saubere, konsistente Datengrundlage als Single Source of Truth: Dubletten über eine eindeutige Artikelnummer (SKU/GTIN) zusammenführen, Fehler korrigieren, Attribute standardisieren (immer „mm“, nie „Millimeter“) und die wichtigsten Datenlücken priorisiert füllen. Massenbearbeitung und Validierungsregeln im PIM machen daraus einen systemgestützten Prozess statt eines Copy-Paste-Marathons.

Daten-Governance: Klare Rollen und Freigaben

Die besten Daten sind wertlos, wenn niemand weiß, wer für sie verantwortlich ist. Eine klare Governance verhindert, dass nach der Bereinigung wieder Wildwuchs entsteht:

• Rollen definieren: Data Owner (strategische Verantwortung je Datenbereich), Data Steward (operativer Hüter der Qualität, oft der PIM-Projektleiter) und Data Creator (die pflegenden Fachbereiche).

• Verantwortlichkeiten zuweisen: Für jedes Attribut ist klar, wer erstellt und wer pflegt.

• Qualitätsstandards und Freigaben: Messbare Kriterien und Workflows, die festlegen, wann Daten geprüft und veröffentlicht werden.

Im PIM bildest du diese Struktur direkt über Rechte- und Rollenmanagement und anpassbare Workflows ab – jeder sieht und bearbeitet nur die Daten, für die er zuständig ist.

Phase 2: System-Setup, Datenmigration und ERP-Anbindung (Tage 31–70)

Im zweiten Abschnitt erwacht dein PIM zum Leben und verbindet sich mit der bestehenden IT-Landschaft.

System-Setup: Datenmodell und Kanäle konfigurieren

• Datenmodell: Attribute anlegen, in Gruppen strukturieren, Hierarchien und Produktbeziehungen aufbauen, Datentypen und Validierungsregeln hinterlegen.

• Kanäle: Exportkanäle definieren (z. B. Webshop, Marktplatz, Printkatalog) – die Basis für die spätere kanalspezifische Ausleitung.

• Benutzer und Rollen: Konten einrichten und die in Phase 1 definierten Berechtigungen zuweisen.

In einem Self-Service-PIM wie entitys führst du diese Schritte selbst durch, ohne Programmierung und ohne auf einen Implementierungspartner zu warten.

Datenmigration: Iterativ statt Big Bang

Jetzt werden die bereinigten Daten aus den Altsystemen überführt. Statt alles auf einmal zu migrieren, empfiehlt sich eine schrittweise Migration – die wichtigsten Produkte oder eine Pilot-Kategorie zuerst. Führe Testläufe durch, lass die migrierten Daten von Fachexperten validieren und dokumentiere präzise, welches Quellfeld in welches PIM-Attribut wandert. Entscheide außerdem bewusst, welche Altdaten gar nicht mitkommen, um das System schlank zu halten. Eine unrealistische Migrationsplanung ist einer der häufigsten Kostentreiber – mehr dazu in unserem Artikel über versteckte PIM-Kosten.

ERP-Anbindung: Der Puls deines Unternehmens

Das ERP verwaltet Stammdaten, Preise und Bestände – die nahtlose Anbindung ans PIM vermeidet Doppelerfassung und sichert eine konsistente Basis. Definiere die Datenflüsse (was fließt vom ERP ins PIM, was zurück), nutze APIs statt manueller CSV-Exporte, richte Plausibilitätsprüfungen ein und starte mit einer überschaubaren Zahl von Referenz-Produkten, bevor du auf Volllast gehst. Wie PIM und ERP zusammenspielen, zeigt unser Artikel PIM und ERP kombinieren.

Phase 3: Training, Kanal-Rollout und Optimierung (Tage 71–100)

User-Training und Change Management

Die beste Software ist wertlos, wenn sie nicht genutzt wird. Eine PIM-Einführung verändert die Arbeitsweise vieler Abteilungen – deshalb gehören dazu:

• Rollenspezifische Schulungen mit den eigenen Produkten statt abstrakter Demos.

• Nutzen kommunizieren: Nicht nur wie das System funktioniert, sondern was es dem Einzelnen bringt – weniger manuelle Arbeit, schnellere Produktveröffentlichung.

• Champions und Quick Wins: Interne Multiplikatoren ausbilden und frühe, sichtbare Erfolge schaffen, etwa ein bisher manuell erstelltes Datenblatt automatisiert erzeugen.

Kanal-Rollout: Die ersten Ergebnisse sichtbar machen

Beginne mit einem oder zwei strategisch wichtigen Kanälen mit überschaubarer Komplexität – etwa dem eigenen Online-Shop oder der Datenversorgung eines wichtigen Marktplatzes für eine Pilot-Produktgruppe. Konfiguriere die kanalspezifische Ausleitung, richte automatisierte Export-Feeds ein und prüfe im Live-System: Stimmen Bilder, Texte, Filter?

Monitoring: Der Go-Live ist der Anfang, nicht das Ende

Etabliere von Beginn an Kennzahlen und Routinen: Time-to-Market für neue Produkte, Data Quality Score, Retourenquote wegen falscher Produktinformationen. Sammle Feedback aus Vertrieb, Kundenservice und Marketing, überprüfe das Datenmodell in regelmäßigen Reviews und plane die Anbindung weiterer Kanäle, Sprachen und Sortimente frühzeitig ein.

Wie lange dauert eine PIM-Implementierung wirklich?

Branchenüblich dauert eine PIM-Implementierung bei kleineren Unternehmen im Schnitt rund 5 Monate, bei großen Unternehmen bis zu 12 Monate. Mit dem Self-Service-Ansatz von entitys ist die komplette Implementierung dagegen in 6 bis 13 Wochen realistisch – unter anderem, weil auf über 20 Millionen bereits klassifizierte Datensätze in der entitys-Cloud und die enge Zusammenarbeit mit Standards wie ECLASS und ETIM aufgebaut wird.

Der Ablauf gliedert sich dabei in fünf Sprints:

• Sprint 1 – Ramp-up: Integrationsziele, interne Stakeholder, Systemlandschaft mit Datenquellen und Projektsetup festlegen.

• Sprint 2 – Datenmodell: Datenquellen analysieren, Systemfelder modellieren, Klassifikations- und Artikelgruppenstruktur sowie Wertelisten und Mapping-Dokumente definieren.

• Sprint 3 – Datenimport: Importdateien und Importregelwerke erstellen, Daten bereinigen und in das System übernehmen.

• Sprint 4 – Export & Anbindung: Exportregelwerke und Anbindungen an die Zielsysteme aufbauen (XML, JSON, API), Übertragung prüfen und abnehmen.

• Sprint 5 – Schulung & Go-Live: Anwender in Datenpflege, Freigaben und Workflows schulen, damit alle Abteilungen mit denselben konsistenten Daten arbeiten.

Der 100-Tage-Plan in diesem Artikel deckt bewusst mehr ab als die reine Implementierung: Er enthält den Daten-Audit vor dem Start und die Optimierungsphase nach dem Go-Live. Die eigentliche Systemeinführung ist der Teil in der Mitte – und genau der muss heute keine Monate mehr dauern.

Fazit: 100 Tage, die sich auszahlen

Ein strukturierter 100-Tage-Plan mit Daten-Audit, Governance, sauberer Integration und konsequenter Nutzerbefähigung schließt die Lücke zwischen Kaufentscheidung und Go-Live – und verwandelt ein potenziell komplexes Projekt in eine beherrschbare Mission mit sichtbaren Erfolgen. Der Lohn ist messbar: entitys-Kunden berichten von bis zu 70 % weniger Zeitaufwand in der Datenpflege und bis zu 99 % weniger Datenfehlern. Was ein solches Projekt kostet, schlüsseln wir transparent auf – in unserer Preisübersicht und im Artikel PIM-Kosten im Überblick.

Häufig gestellte Fragen

Warum sind die ersten 100 Tage bei der PIM-Implementierung so entscheidend?

Sie legen das Fundament für die gesamte PIM-Nutzung. Ein klarer Plan sichert in dieser Phase die Datenqualität, etabliert Prozesse und sorgt für Nutzerakzeptanz – das entscheidet langfristig über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Wie lange dauert eine PIM-Implementierung?

Branchenüblich 5 bis 12 Monate, abhängig von Unternehmensgröße und Datenlage. Mit einem Self-Service-PIM wie entitys ist die komplette Einführung in 6 bis 13 Wochen realistisch, gegliedert in 5 Sprints von Ramp-up bis Go-Live.

Was sind die größten Risiken in den ersten 100 Tagen?

Eine unzureichende Datenbereinigung vor der Migration, fehlende Daten-Governance und mangelnde Einbindung der Mitarbeiter. Diese drei Faktoren führen zu Datenchaos, Ineffizienz und Ablehnung des Systems.

Ist die ERP-Anbindung in den ersten 100 Tagen realistisch?

Ja. Die Anbindung für die essentiellen Basisdaten ist nicht nur realistisch, sondern entscheidend für den Go-Live. Moderne APIs und ein iteratives Vorgehen mit Referenz-Produkten machen den Integrationsschritt planbar.

Wie sichere ich die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue PIM?

Kommuniziere den konkreten Nutzen, beziehe die Teams früh ein und schule rollenspezifisch mit den eigenen Produkten. Quick Wins – etwa ein automatisch erzeugtes Datenblatt – zeigen sofort, dass sich der Arbeitsalltag verbessert.

Du planst gerade deine eigene PIM-Einführung und willst wissen, wie der 100-Tage-Plan für dein Sortiment und deine Systemlandschaft aussieht? Sprich mit uns – wir gehen die Phasen gemeinsam durch.